До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии ( у секретаря – референта) на хранении.
Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течении рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или в шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией (см. п. 9.8.).
Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках – регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь не пригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности.
В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря – референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа, и т.д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.
Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т. д.
Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.