Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом дело производственного процесса не включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерства и ведомства создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Экспертная комиссия организация создаётся приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трёх человек.
Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы Росси, нормативно- методическими документами, разработанными архивными органными, типовым и ведомственными перечнями документов с указанием срок5ов их хранения.
Члены Экс участием специалистов организации проверяют правильность проведённого отбора документов на хранение и уничтожение путём просмотра описей, актов и других документов. Отбор проводится непосредственно персоналом делопроизводственной службы.
Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.
Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению.
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:
- постоянного хранения в государственных архивах;
- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет );
- временного хранения (до10лет);
- подлежащие уничтожению связи с истечением срока хранения.
Дела постоянного и временного (свыше 10лет ) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.
Уничтожение документов и дел оформляется по актам.
Уничтожение дел с истёкшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями