Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовке к передаче в ведомственной архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровки документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Дела постоянного и временного хранения( с выше 10лет) подшиваются в твёрдую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы ( например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.
Дела временного хранения (до 10лет включительно) оформляются упрощённо: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится ,описи на дела не составляются, учёт ведётся по номенклатуре дел.
Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которые не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают вначале дела.
Заверительную надпись (лист- заверитель ) помещают в конце дела.
Обложки дел оформляют в соответствии ГОСТ 17914- 72. Надписи на обложке следует писать чётко, тушью.
После завершения года на дела постоянного и временного ( с выше 10лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами структурных подразделения, при методической помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь- референт с участием специалистов подразделений. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждают руководитель организации.
Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.