Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, - автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.
На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный. В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:
- стандартные механические и электромеханические;
- стандартные электронные со строковым дисплеем и без него;
В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машинки с речевым вводом информации на печать.
Канцелярские механические пишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов. Среди отечественных пишущих машин можно назвать машину «УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматическое передвижение и переключение красящей ленты.
Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Назовем среди отечественных пишущую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С».
Электронные пишущие машины представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибок набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.
В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.
Пишущие автоматы ( организационные автоматы) – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для изготовления текстовых и табличных документов.
Широко известны такие автоматы, как Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301.
К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника – от диктофона ( по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно- компьютерных систем ( например, система «Аллерго STC – L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.
Однако традиционная техника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.