Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры сознания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широко арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных и высокохудожественных, документов требует исполнение следующих процедур: набор текста, редактирование, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирование и верстки страниц, печати.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно – ориентированных приложений(ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографии, схем, печатей, подписей и др.
В системах управления электронными документами используются текстовые редакторы (Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint Bruch, Acrobat Exchange и др.) изображений, получаемых от сканеров, и т.д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.
Система хранения электронных документов должна обеспечивать эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.
Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных – прерогатива программных продуктов, объединенных под названием « системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др.
Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:
- Организация работы с электронными документами;
- Контроль использования документов;
- Распечатка и тиражирование документов;
- Электронное распространение документов.
Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, БОСС – референт, Галактика (модуль «управления документооборотом»), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View и др.
Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mar Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известные среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Shedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др. Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и использованием в любой организации, имеющие локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения о обработки документов – текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т.п.
Получила распространение мощная корпоративная система управления документами – Docs Open. Система манипулирует не только электронными документам, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.
Среди других отметим интегрированную систему Team Office – это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.
В заключении можно предложить общие рекомендации по выбору систем управления электронными документами:
для небольших и средних по масштабам организаций (20-100 чел) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.
для средних и крупных (более 500 чел) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.
для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы.