Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Группы с равной численностью могут иметь различные типы коммуникационных сетей.
1. При формальном, централизованном типе все коммуникации осуществляются через руководителя группы. Здесь обеспечиваются высокая скорость и точность передачи, хорошая организованность и четко выраженное лидерство. Однако при этом руководитель «подавляет» инициативу исполнителей.
2. При максимально децентрализованном типе все члены группы имеют равное число коммуникационных связей. Это позволяет достичь хорошего микроклимата в коллективе. Но коммуникации при таком типе сети характеризуются медленной скоростью, низкой точностью, слабой организованностью, отсутствием лидерства.
Централизованный тип коммуникаций более эффективен при решении сравнительно простых, хорошо структурированных задач. При решении сложных задач, требующих учета мнений всех членов группы, более эффективным оказывается обращение к децентрализованным, или открытым, коммуникациям.
Эффективность межличностных коммуникаций в значительной мере определяется коммуникационным стилем, то есть способом взаимодействия индивида с другими индивидами. Важными характеристиками стиля являются:
1) открытость индивида по отношению к другим членам организации;
2) адекватность обратной связи, то есть насколько часто и открыто индивид высказывает свои оценки поведения и действий коллег.
Качественная двухбалльная оценка этих характеристик дает следующие возможные коммуникационные стили.
1. При низкой оценке обеих характеристик стиль может быть определен как «замыкание в себе».
2. Стиль «открытие себя» имеет место при высокой открытости и низкой степени адекватности обратной связи.
3. Стилю «реализация себя» соответствуют высокие оценки обеих характеристик. Ясно, что данный стиль наиболее предпочтителен в общении, однако и он имеет ограничения.
4. Стиль «защита себя» предполагает, что индивид часто и охотно высказывает другим свое мнение о них и их действиях, поведении. Однако сам он остается достаточно скрытным.
5. Компромиссным является стиль, когда индивид проявляет открытость лишь в том случае и в той мере, в какой это делают другие члены организации.
Основная часть времени руководителя приходится на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому очевидна значимость повышения эффективности межличностных коммуникаций, анализа возникающих преград или барьеров. Различное восприятие информации участниками коммуникационного процесса, например, отправителем и получателем, может быть обусловлено их служебным положением, опытом, ценностями, интересами. Под воздействием этих и других факторов реальная информация может восприниматься полностью или частично, отторгаться, восприниматься в искаженном виде.
1. Барьеры в общении между людьми могут возникать в связи с различиями в типах восприятия. Например, если человек склонен разделять людей на группы (классы), его мнение будет трудно изменить. Если человек жестко определяет свою позицию до начала дискуссии, возможности достижения успеха в коммуникации резко уменьшаются. Более того, люди с различным прошлым или различным уровнем знаний, как правило, по-разному интерпретируют одну и ту же информацию.
2. Коммуникативные трудности часто связаны с семантическими различиями. Семантика — это смысл слов и контекст, в котором они используются. Для эффективного обмена информацией необходимо добиться согласованного понимания значений используемых слов.
3. Невербальные преграды. Получатель может неправильно понять отправителя в случае несоответствия информационных сигналов, когда отправитель говорит одно, а невербальными сообщениями указывает совсем на другое. Если выражение лица человека не соответствует его словам, в коммуникациях будут присутствовать «помехи» и неопределенность. Интонация, жесты и действия не должны противоречить произносимым словам.
4. Некачественная обратная связь. Наличие обратной связи позволяет установить, действительно ли ваше сообщение истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.
5. Пожалуй, наиболее важным индивидуальным коммуникативным навыком является умение активно слушать. Слушать активно — значит задавать вопросы, проявлять интерес и время от времени перефразировать слова собеседника, чтобы убедиться в том, что вы его правильно поняли. Слушать активно — значит также обеспечивать обратную связь с отправителем сообщения. Правила активного слушания:
1. Необходимо избегать чрезмерного формализма и вносить в беседу человеческую теплоту и дружелюбие.
2. Необходимо проявлять открытость, искренность и заинтересованность. Это вызовет ответную искренность у собеседника и поможет ему принять решение. Слушатель должен постараться возложить на собеседника обязанности принятия решения, однако при этом он должен быть удовлетворен достигнутым результатом.
3. Следует поставить себя на место собеседника, чтобы понять его настроение.
4. В ходе беседы слушателю нужно по возможности использовать соответствующие невербальные средства общения. Мимика, выражение лица и интонация должны соответствовать произносимым словам.
5. В ходе беседы позиция слушателя должна быть открытой.
6. Нельзя опаздывать на встречу и допускать, чтобы телефонные звонки или другие помехи прерывали беседу, поскольку это свидетельствует о недостатке уважения к собеседнику. Необходимо устранить все раздражающие моменты.
7. При затянувшемся молчании можно задать собеседнику вопросы, которые побудят его к разговору.
8. Иногда можно использовать напоминание, чтобы акцентировать внимание собеседника на определенном вопросе, проблеме.
9. Необходимо вникать в смысл сказанного.
10. В ходе беседы следует сдерживать свой характер и не показывать отрицательных эмоций.
11. Не говорить одновременно с говорящим.
12. Необходимо быть терпеливым к собеседнику, не экономить время и не прерывать говорящего.
13. Недопустимы критика и споры.
Таким образом, освоение метода активного слушания может повысить эффективность управленческой деятельности, так как позволяет использовать самое главное средство - информацию.