Информационное обеспечение управления заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений. Это позволяет:
· автоматизировать административно-управленческий труд на основе использования информационных технологий;
· повысить оперативность и обоснованность принимаемых решений;
· облегчить доступ к информации различным категориям пользователей,
· более надежно хранить информацию.
Информация, используемая в процессе управления, может быть классифицирована по разным признакам:
| 1. По содержанию | 1) экономическая | Содержит сведения о хозяйственной деятельности |
| 2) организационная | Отражает данные, необходимые для организации управления предприятием (например, правила внутреннего распорядка) | |
| 3) социальная | Включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива организации | |
| 4) научно-техническая | Включает данные, необходимые для осуществления технического руководства: схемы, чертежи, технические характеристики оборудования, планировки производственных цехов и складских площадей и т.п. | |
| 2. По источникам | 1) входящая | Охватывает сведения, поступающие в организацию: инструкции и приказы вышестоящих звеньев; законодательные акты; документы, сопровождающие грузы |
| 2) исходящая | Это информация, поступающая от организации: реклама, заявки на поставку товаров, материалов, оборудования | |
| 3) внутренняя | Образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления: журналы регистрации, карточки учета материалов и др. | |
| 3. По степени переработки | 1) первичная | Используется в том виде, в котором была получена: статистическая, оперативно-отчетная, бухгалтерская, правовая, по кадрам и др. |
| 2) производная | Это информация, полученная путем переработки первичной информации | |
| 4. По времени хранения | 1) хранящаяся определенный срок | |
| 2) хранящаяся постоянно | ||
| 5. По степени использования | 1) информация однократного использования | |
| 2) информация многократного использования | ||
| 6. По роли | 1) отчетная | |
| 2) плановая | ||
| 3) контрольная | ||
| 7. По форме передачи | 1) аудио | |
| 2) визуальная | ||
| 3) цифровая | ||
| 4) текстовая | ||
| 5) кодированная |
Накопленная производственная, экономическая, кадровая и нормативно-справочная информации является основой для создания баз и банков данных.Постоянно меняющиеся условия рынка требуют немедленной реакции администрации, и если информация об этих изменениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными. Поэтому от уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.
К информации в управлении предъявляются следующие требования:
· минимизация расходов на сбор, формирование, обработку и передачу информации;
· своевременность поступления к потребителям – замедление в поступлении информации снижает ее ценность;
· ценность (полезность) и достоверность. Не только неправильная, ошибочная информация (дезинформация), но и излишняя, чрезмерно подробная информация отрицательно сказывается на процессах управления, усложняя структуры и увеличивая трудовые затраты управленческого персонала;
· актуальность,
· краткость,
· четкость,
· однозначность формулировок,
· правильный отбор первичных сведений и др.
Информация существенно искажается при ее движении по уровням организационной структуры, и чем больше существует иерархических уровней в структуре организации, тем значительнее искажения информации. Можно выделить следующие основные причины искажения информации при ее прохождении через уровни организационной структуры:
— два одинаковых сообщения, события могут оцениваться по-разному, в зависимости от времени их поступления и оценки — событие более близкое фиксируется более сильно (ошибка перспективы);
— эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.) могут существенно исказить информацию, как и давно ожидаемое, более выгодное или не соответствующее заранее сложившемуся мнению сообщение;
— желание произвести благоприятное впечатление своей информацией на вышестоящее начальство («барьер престижа»).
Эффективное управление невозможно без достоверной, объективной информации, и фактической властью располагает лишь тот, кто хорошо информирован.