Формы контроля. Как правило, во временном измерении контроль выражается в трех формах: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала какой-либо деятельности. По своему содержанию он означает оценку соответствия поставленных целей и возможностей их достижения.

Объектами организационного контроля в данном случае являются:

а) трудовые ресурсы, когда проводится глубокий анализ деловых и профессиональных знаний, а также навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей со стороны работников.

б) материальные ресурсы как объект контроля должны соответствовать не только целям, задачам, трудовым ресурсам и другим возможностям организации, но и установленным внутренним, а также внешним нормам и нормативам.

в) финансовые ресурсыконтролируются на этой стадии в такой специфической форме как бюджет, т. е. сопоставление доходов и расходов.

Руководить – это значит не мешать хорошим людям работать. П. Капица

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе какой-либо деятельности. Его объектом могут быть работники организации, материальные и финансовые ресурсы, ход их использования, экономико-правовые и управленческие отношения, возникающие при этом.

Заключительный контрольпроводитсяпосле того,как завершена работа по получению намеченного результата. Его главное назначение – упреждающий характер для нежелательных явлений и процессов, которые выявлены. Большое значение заключительный контроль имеет для мотивации труда работников.

Этапы реализации. Последовательность реализации функции контроля состоит из трех этапов и выглядит следующим образом.

1. Разработка количественно выраженных параметров контроля (стандартов, норм, нормативов и других показателей). По своей сути это конкретные цели, вытекающие из самого управленческого процесса. Все стандартизированные показатели для контроля выбираются из многочисленных целей и стратегии развития организации.

2. Сравнение полученных результатов с установленными стандартами. На этом этапе контролирующий орган должен определить, насколько реальные результаты соответствуют запланированным, и что не менее важно, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные установленные отклонения.

3. Организация конкретных мер по результатам сопоставления. В данном случае возможны три сценария действий:

оставить все без изменения, если нет существенных отклонений;

изыскать необходимые ресурсы для устранения выявленного отклонения;

при необходимости пересмотреть установленные контрольные показатели как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

Внутреннийивнешний контроль. Процесс контроля по своей направленности можно классифицировать как внутренний и внешний.

Внешний контроль проводится, как правило, работниками, не входящими в состав данного подразделения или организации. Он может осуществляться как обычными специалистами, так и теми, для которых контроль - основной вид деятельности.

Если наверху беспорядок, то внизу кавардак. Р. Уотермен

 

В рамках внутреннего контроля исполнители сами определяют механизм сопоставления полученных результатов с запланированными и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность. В принципе, это есть самоконтроль.

Как внешний, так и внутренний контроль имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому для успешной реализации целей очень важно соблюдать пропорцию между внутренним и внешним контролем, которая зависит от ряда обстоятельств:

· от стиля руководства организацией;

· от личностных и профессиональных особенностей работников организации (возраста, пола, уровня образования и др.);

· от микроклимата в организации;

· от принятой системы мотивации за результаты деятельности.

Управление по отклонениямосновывается на использовании процедуры контроля и в настоящее время получил широкое применение во многих организациях.

Суть управления по отклонениям состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее подразделениями, содержащиеся в планах или существующие самостоятельно, формализуются в систему нормативов, отклонения от которых служат основой принятия управленческих решений

 

Причинами отклонения от нормативов могут быть различного рода непредвиденные ситуации, возникающие в процессе выполнения плана.

Управление по отклонениям способствует установлению высокой трудовой и исполнительской дисциплины, развитию профессионализма, высокой организационной культуры.

В то же время управление по отклонениям связано с определенными сложностями и возможными негативными последствиями. Прежде всего, оно культивирует у руководителей и исполнителей слишком формализованный подход к делу. Такой метод управления мало ориентирован на развитие творчества, мыслительных способностей, интеллектуализации всего организационного процесса. Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учета отклонений, т. е. можно говорить о значительной доли консерватизма и бюрократизма в управлении.

Правила контроля. Для того чтобы повысить эффективность контроля необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) установленные стандарты, нормы и нормативы должны быть реальными, т. е. достижимыми;

2) эффективный контроль предполагает развитые коммуникации, чтобы в случае сложностей можно было их решить в короткие сроки;

3) контроль не должен быть чрезмерным и мелочным. Его объектом являются основные стадии процесса и результат;

4) в организации должны быть жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, мотивация работников становится минимальной;

5) мотивация должна быть основным инструментом достижения установленных стандартов.

Свойства контроля. Эффективный контроль должен обладать рядом свойств (рис. 8.1).

 

Рис. 8.1. Свойства контроля

 

1. Контроль должен иметь стратегический характер.

2. Любой контроль подразумевает получение результата.

3. Контроль должен быть конструктивным, т. е. соответствовать делу.

4. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным.

5. Контроль должен быть достаточно гибким, т. е. эластичным и приспосабливаться к происходящим изменениям внешней и внутренней среды.

6. Важнейшим свойством контроля является его простота, т. е. понятность и использование простых и доступных методов.

7. Экономичность и эффективность контроля предполагают рациональное соотношение затрат результата для достижения целей организации.