Любые начатые действия необходимо контролировать. При отклонении от плана может потребоваться незамедлительное принятие корректирующих решений. Например, ориентация на один из таких экономических факторов, как рост объемов производства может потерпеть неудачу, если не внести необходимые коррективы в планы поставки сырья, обусловленные банкротством одного из главных поставщиков.
Контроль – одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения реализации принятых решений. При помощи контроля определяют правильность принятых решений и устанавливают потребность в их корректировке.
Процесс контроля, с одной стороны, – это процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. С другой стороны, процесс контроля – это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов. Именно результаты контроля являются основанием для того, чтобы корректировать ранее принятые решения, если отклонения в ходе их реализации значительны.
Основная причина необходимости контроля – неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присущая любому решению, выполнение которого предполагается в перспективе.
Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести к кризисной ситуации. Если принятое решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет вновь возникшие проблемы.
В организации может осуществляться непрерывный контроль над реализацией принятых ре-шений, но чаще всего в контроле выделяют его входные, текущие и заключительные компоненты.
Мониторинг хода выполнения решения помогает определить, соответствуют ли получаемые результаты установленным требованиям, и если нет, то почему. После этого может быть принято решение о том, что необходимо сделать, чтобы действия пошли по плану. Анализ всех достигнутых результатов после выполнения значительной части решения покажет, насколько близка конечная цель. Большие расхождения говорят о том, что исходная проблема не устранена и ее решение должно быть пересмотрено.
Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения – индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.
Принятие корректирующих мер может потребовать использования соответствующих контрмер, заложенных в плане, или незапланированных действий для решения непредвиденных проблем. Например, если при выполнении одного задания было потеряно время, то другие может потребоваться делать быстрее, чем планировалось, чтобы уложиться в срок. Мелкие проблемы, вероятность повторного возникновения которых очень мала, как правило, не требуют никаких действий. Крупные ошибки в решении могут привести к необходимости прекратить его реализацию, если невозможно принять соответствующие корректирующие меры.
Эти три процесса необходимо осуществлять вплоть до завершения выполнения плана.
После того как решение реализовано, важно измерить и проанализировать его успешность. Анализ покажет, насколько эффективным является решение и насколько полезным оно будет для преодоления похожих проблем в будущем. Процесс анализа состоит из трех этапов.
Этап 1. Измерение успеха. В самом начале процесса решения проблемы вы выявили цель, которую хотите достичь, и определили ее в измеримых величинах. Теперь нужно сравнить полученные величины с планируемыми. Иногда бывает необходимо регулярно измерять результаты в течение определенного периода времени, чтобы увидеть, сохраняются ли первоначальные. Например, когда новизна системы исчезает, вам нужно знать, продолжают ли люди использовать ее эффективно. Изменения в эффективности решения также могут произойти при изменении цели, так как на быстро развивающемся рынке продукт недолго остается «новым».
Этап 2. Анализ расхождений. Если результат недотягивает до прогноза или превосходит его, вам нужно знать почему. Вы можете принять дальнейшие меры для преодоления недостатков в результатах. Если результаты превзошли ваши ожидания и вы поняли причину, то возможно использовать эти знания для дальнейшего улучшения результатов. Определение причины расхождений может также дать представление о ваших сильных и слабых сторонах в решении проблем.
Этап 3. Принятие дальнейших мер. Такие меры обычно требуются по ряду причин. Первоначальные результаты могут оказаться неадекватными: или их нельзя поддерживать без вмешательства, или планка цели была смещена и результаты не соответствуют новым целям. Для того чтобы решить, какие дальнейшие действия потребуется предпринять, вам нужно определить новые цели и все связанные с ними препятствия: так появиться новая проблема, которую вам предстоит решить, и процесс можно будет начать сначала.