Имя поля должно быть недлинным и понятным. В имени поля можно использовать все символы, русские и латинские, кроме квадратных скобок [ ], точки ., восклицательного знака !, начального пробела и непечатаемых символов, например возврат каретки.
Возможный тип данных, которые можно вводить в поле, виден в списке на рис. 2.5. В таблице 2.2 даны некоторые пояснения к этим типам.
Таблица 2.2
| Тип данных | Хранит | Размер |
| Текстовый | Алфавитно-цифровые знаки. Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара). | До 255 знаков. |
| Поле объекта OLE | OLE-объекты или другие двоичные данные. Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows. Мы будем использовать импорт рисунков из файлов папки Рисунки графической программы Paint (пункт 6.2.2) | До 1 Гбайт. |
| Поле МЕМО | Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст. Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» – примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом. | До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков. |
| Числовой | Числовые значения (целые или дробные). Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»). | 1 (целое число от 0 до 255), 2 (целое число от –32000 до +32000), 4 (целое число от –147 млн до +2147 млн или числа от – 3×1038 до +3×1038 с точностью до 7 знаков) и 8 (числа от – 2×10308 до +2×10308 с точностью до 15 знаков) байт или 16 байт (если используется для кода репликации). |
| Счетчик | Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Office Access 2007 при добавлении записи. Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных «Счетчик» числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно. | 4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации. |
| Вложение | Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office. Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов. | Для сжатых вложений – 2 гигабайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения. |
Окончание таблицы 2.2
| Дата/время | Даты и время. Используется для хранения значений даты и времени. Каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени. | 8 байт. |
| Гиперссылка | Гиперссылки. Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных. | До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков. |
| Мастер подстановок | Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком. | На основе таблицы или запроса – размер привязанного столбца. На основе значения – размер текстового поля, содержащего значение |
| Денежный | Денежные значения. Используется для хранения денежных значений (валюты). | 8 байт. |
| Логический | Логические значения. Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например, «Да» и «Нет» или True и False. | 1 бит (8 бит = 1 байт). |
Кроме свойств Имя поля и Тип данных, существуют и другие свойства полей, набор которых зависит от выбранного типа данных. Набор свойств перечислен ниже в таблице 2.3. Нижеуказанные свойства полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои.
Таблица 2.3
| Свойство поля | Используется для |
| Имя поля | определения того, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц) |
| Тип поля | задания типа данных, которые могут содержаться в данном поле |
| Размер поля | задания предельной длины (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле |
| Формат поля | настройки формата в ячейках, принадлежащих полю, для отображения или печати |
| Маска ввода | отображения специальных знаков для управления вводом данных |
Окончание таблицы 2.3
| Значение по умолчанию | автоматического назначения значения, которое вводится в ячейки при создании новой записи |
| Подпись | задания заголовка столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля) |
| Условие на значение | задания ограничения, проверяющего правильность ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты) |
| Сообщение об ошибке | ввода текста, который будет отображаться при нарушении значением правила «Условие на значение». |
| Обязательное поле | определения обязательности заполнения данного поля при наполнении базы |
| Пустые строки | разрешения ввода пустых строковых данных в поле с типом «Текстовый» или «Поле MEMO» |
| Индексированное поле | ускорения доступа к данным в этом поле путем создания и использования индекса |