Система управления базами данных

Челябинский институт путей сообщения – филиал
государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Уральский государственный университет путей сообщения

 

Н.Д. Давыдова

 

 

Система управления базами данных

Microsoft Office Access 2007

Учебно-методическое пособие для студентов всех специальностей и форм обучения  

Введение

Программа Access является частью курса по дисциплине «Информатика». Общие правила обращения с программами, работающими в среде Windows, излагались по ходу изучения программ Word и Excel. Желающих пополнить и систематизировать свои знания, отсылаем к литературе [1]. Предлагаемое пособие продолжает ряд ранее изданных учебных пособий [2, 3].

Программа Access предназначена для удобного доступа и простого управления базами данных. В современном делопроизводстве и многих других отраслях современной человеческой деятельности приходится оперировать большим количеством данных. Своевременно и правильно пополнять данные, вносить в них нужные изменения, создавать справки, запросы, отчёты, счета и другие документы – всё это и делает система управления базами данных. Базы данных не обязательно создаются в программе Access. Есть и другие программы: dBASE, FoxPro, Paradox, Oracle. Программа Access 2007 входит в систему Microsoft Office 2007, наряду с программами Word 2007 и Excel 2007, образуя тем самым единую систему. Этим она удобнее других, поэтому именно её мы и изучаем.

Для выполнения лабораторной и контрольной работы использованы объекты учебной базы данных «Борей». Объекты базы данных (таблицы) отредактированы применительно к нашим потребностям.

Как всякая Windows программа, программа Access 2007 позволяет одной и той же цели достичь несколькими способами. Авторы же предлагают в основном один какой-либо способ, наиболее удачный по их мнению.

В первом разделе пособия приведены сведения об устройстве программы Access 2007: структура окна программы и базы данных, способ открытия базы данных.

Второй раздел пособия посвящен главному объекту баз данных – таблица. Рассмотрено устройство таблиц, заполнение их, редактирование записей в таблице, создание новых таблиц, описаны свойства полей таблицы, создание связей между таблицами (схемы данных).

Третий раздел предоставляет информацию о другом объекте баз данных – форма. В разделе можно найти информацию о создании однотабличной формы в режиме мастера, редактировании её в режиме конструктора.

В четвертом разделе рассмотрена работа с объектом – запрос, а также поиск и фильтрация данных в таблицах, запросах и формах. В разделе можно найти описание создания различных запросов: на выборку, с вычисляемыми полями, с групповыми операциями и по параметру.

В пятом разделе приведены сведения об отчётах: способ создания, редактирования и форматирования.

Последний шестой раздел пособия посвящен рекомендациям по выполнению лабораторной работы. В нем приведена формулировка задания на работу и методические указания к её выполнению.

Устройство Access 2007

Вход в Access 2007

1) Включить питание компьютера кнопкой POWER на системном блоке. 2) Немного подождать. Через некоторое время на экране возникнет диалоговое…  

Выход из Access 2007 и Windows

Когда окно Access 2007 исчезнет, то прежде чем выключить компьютер, надо правильно завершить работу в Windows. Для завершения работы щелкните по…

Рабочее окно Access 2007

Если нужной базы данных в списке Открыть последнюю базу данных нет, то надо щелкнуть по надписи Другие…. Появится диалоговое окно Открытие файла…    

Открытие базы данных

Если по каким-то причинам в первоначальном окне нет заданной базы, то найти и открыть нужный файл можно непосредственно по адресу его хранения.…

Структура базы данных

Данные – это любая информация (тексты, числа, рисунки), которую необходимо сохранять и к которой необходимо постоянно обращаться. Информация… Таблица – это самый главный объект базы данных. Именно в таблицах сохраняются… Одно из полей таблицы является ключевым. Ключевое поле содержит записи, не повторяющиеся в этом поле. Именно оно…

Таблицы

Таблица базы данных Access 2007 видна на рис. 1.5 (таблица Заказы). В самом верху окна таблицы находится её заголовок, в нашем случае: Заказы. Ниже… Перед первым столбцом таблицы находится пустой столбец, закрашенный светлым… В нижней строке таблицы слева находится устройство перехода от записи к записи (рис. 1.5), то есть органы управления…

Вписывание и редактирование записей

Можно переходить из текущей клетки в следующую клетку, нажимая клавиши {Tab} или {Enter}. Для возврата в предыдущую клетку надо нажать клавиши…    

Создание таблицы

     

Свойства полей таблицы

Возможный тип данных, которые можно вводить в поле, виден в списке на рис. 2.5. В таблице 2.2 даны некоторые пояснения к этим типам.   Таблица 2.2 Тип данных Хранит Размер Текстовый …

Схема данных Access 2007

Таблицы в программе Access 2007 представляют связанную систему. Объединение позволяет вести обработку данных из нескольких таблиц. Для обработки формируются запросы – таблицы, в которых сведения из одной или нескольких таблиц сгруппированы нужным образом, иногда с производством необходимых вычислений. Запросы мы рассмотрим в последующих главах, а здесь поговорим о связях между таблицами.

 

 

 

Рис. 2.11 Виды связей между таблицами: а) один-к-одному, б) один-ко-многим и
в) многие-ко-многим

 

Схема данных задаёт структуру базы данных. В ней представляются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при конструировании запросов и отчётов на основе нескольких таблиц. Схема данных отображает связи графически. Таблицы на схеме представлены в виде прямоугольников со списками полей. Если полей слишком много и они не помещаются в прямоугольник, то автоматически с правой стороны прямоугольника образуется полоса прокрутки, с помощью которой можно просмотреть весь список. Схема данных, используемая в нашей работе, представлена на рис. 6.10.

Связи в Access 2007 встречаются трёх видов: а) один-к-одному, б) один-ко-многим и в) многие-ко-многим, как это показано на рис. 2.11. Первый вид связи показывает, что одной записи в Таблице1 соответствует одна же запись в Таблице2. Такой способ связи применяют, например, для двух таблиц, сделанных из одной, чтобы таблицы не были слишком громоздкими. Тогда Таблица2 – просто продолжение Таблицы1. Чаще других встречаются связи один-ко-многим. Например, на одной кафедре работает много преподавателей. Поэтому между таблицами Кафедры и Преподаватели устанавливается именно такая связь.

Связь типа многие-ко-многим в программе Access 2007 прямо не осуществляется. Чтобы создать такую связь, надо вставить промежуточную таблицу. Например, в нашей базе данных (рис. 6.10) предусмотрена промежуточная таблица Заказано, поскольку между таблицами Клиенты и Товары существует связь многие-ко-многим. Таблица Заказано позволяет избежать такой связи, которая в Access 2007 напрямую не осуществима.

Техника установления связи между таблицами включает в себя три действия: 1) вызов Схемы данных – окна, в котором и будет изображена схема, 2) добавление в окно схемы тех таблиц, между которыми надо установить связи и 3) протягивание связей между таблицами с приданием им необходимых свойств. Рассмотрим эти действия подробно.

Схему данных можно вызвать, когда нужные таблицы уже созданы. Для её вызова надо щёлкнуть по кнопке Схема данных на ленте вкладки Работа с базами данных (рис. 2.12). Появится окно Схема данных, пока пустое, и диалоговое окно Добавление таблицы, которое видно на рис. 2.13. С помощью окна Добавление таблицы в окно Схема данных помещают необходимые таблицы.

 

 

 

Рис. 2.12 Вкладка Работа с базами данных

 

Если по каким-то причинам окно Добавление таблицы не появилось, то надо щёлкнуть правой кнопкой в любом месте окна Схема данных. Появится контекстное меню (рис. 2.14). В нём надо щёлкнуть по надписи Добавить таблицу. Появится диалоговое окно Добавление таблицы, которое видно на рис. 2.13.

С появлением диалогового окна Добавление таблицы можно перенести внутрь окна Схема данных нужные таблицы. Мы ограничимся двумя таблицами: Кафедры и Преподаватели. Названия этих таблиц надо выделить, как показано на рис. 2.13, а потом сразу же щёлкнуть по кнопке [Добавить]. Точно так же поступают и с другими таблицами, которые надо поместить в Схему данных. Окно Добавление таблицы после добавления нужных таблиц следует закрыть. В нашем примере прямоугольники, обозначающие обе нужные нам таблицы, появятся в Схеме данных, как это видно на рис. 2.15.

 

 

 

Рис. 2.13 Диалоговое окно Добавление таблицы

 

 

 

 

Рис. 2.14 Контекстное меню, вызванное правой кнопкой мыши, внутри окна Схема данных

 

Обозначения таблиц внутри окна Схема данных содержат список всех полей данной таблицы, причём слева от имени ключевого поля (или ключевых, если их несколько) расположен значок ключ. Обозначения таблиц можно передвигать мышью, ухватив за заголовок таблицы. Можно изменять и размеры прямоугольников, обозначающих таблицы. Для этого надо подвести указатель мыши к одной из границ прямоугольника. Появится двунаправленная стрелка: . Захватив такую стрелку мышью, можно передвинуть границу прямоугольника в любое место, тем самым, изменив его размер.

 

 

 

Рис. 2.15 Законченная Схема данных со связью между таблицами

 

Когда прямоугольники обозначений таблиц размещены внутри окна Схемы данных, можно приступить к установлению связей между таблицами. Связывают одноимённые поля. В одной из таблиц используют для связи обычно ключевое поле. Та таблица, у которой поле связи ключевое, считается главной. С её стороны связь обозначена 1. Со стороны связаной таблицы связь обозначена ¥. Так устанавливается связь Один-ко-многим.

 

 

 

Рис. 2.16 Диалоговое окно Изменение связей

 

Техника соединения таблиц связями проста: надо щёлкнуть соединяемое поле главной таблицы. Оно выделится. Не отпуская кнопку мыши, надо вести линию к одноимённому полю вспомогательной таблицы. Соединения сначала не произойдёт, а возникнет диалоговое окно Изменение связей (рис. 2.16). Окно помогает утвердить характер связи и настроить целостность данных обеих таблиц. В окне надо убедиться, что связь произошла по одноимённым полям, а затем щёлкнуть по окошечку надписи Обеспечение целостности данных. В окошечке появится флажок: ü. После этого надо такие же флажки выставить ещё в двух окошечках, находящихся ниже. Таким образом, задаются свойства связи. Свойство Обеспечение целостности данных означает, что удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. А свойства Каскадное обновление связанных полей и Каскадной удаление связанных записей – соответственно, что операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическим изменениями в связанной таблице. Завершается создание связи щелчком по кнопке [OK]. Нужная связь появится (рис. 2.15).

Стоит заметить, что в случае, если невозможно осуществить связь с обеспечением целостности данных, например, если проведена связь между полями с различной информацией, появляется окно, изображенное на рис. 2.17.

 

 

 

Рис. 2.17 Окно с предупреждением о невозможности создания связи

Формы

3.1 Форма – средство удобного заполнения таблиц

Заполнять таблицы данными можно и прямо в режиме таблицы, как это показано в пункте 2.2. Когда таблица небольшая и видна полностью в окне, то такой способ заполнения вполне хорош и удобен. В случае же громоздких таблиц намного удобнее пользоваться формами. Форма позволяет видеть всю запись целиком, все её поля. Например, в нашей базе данных, касающейся работы оптовой торговой конторы, таблица Сотрудники содержит 16 полей. Видеть их все при табличном представлении данных невозможно. Форма (рис. 3.1) позволяет видеть все поля сразу.

 

 

 

Рис. 3.1 Форма для заполнения таблицы Сотрудники

 

Различают формы одно- и многотабличные. Однотабличная форма заполняет данными только одну таблицу, для которой она и создана. Именно такая форма показана на рис. 3.1. В том случае, когда надо видеть данные сразу из нескольких таблиц, используется многотабличная форма. Например, удобно сразу видеть данные таблиц Кафедры и Преподаватели, что будет рассмотрено позже.

Важен порядок загрузки таблиц данными, особенно при использовании форм. Сначала должны загружаться главные таблицы, а затем подчинённые. Так, если использовать однотабличные формы, то сначала надо загрузить таблицу Кафедры, а потом – Преподаватели. При объединённой форме тоже сначала заполняются данные, касающиеся главной таблицы, а затем – подчинённой.

Процесс загрузки формы данными не отличается от процесса загрузки таблицы. Все правила, изложенные в пункте 2.2 для заполнения таблиц, применимы и для заполнения форм.

Разработка однотабличной формы

     

Доработка формы в режиме конструктора

     

Работа с данными. Запросы

Сортировка данных. Фильтры

     

Назначение и возможности запросов

Создание запроса

     

Запрос на основе связанных таблиц

Для выполнения запроса нам потребуются таблицы Заказы и Клиенты. Как и в предыдущем пункте, открываем окна: Конструктора запросов и Добавление…    

Вычисления в полях запроса

Запрос конструируется с участием одной таблицы Товары по тем же правилам, что описаны в пункте 4.3. Конструктор запроса показан на рис. 4.11. В нём… Имя поля НовЦена впечатывается непосредственно в нужную клетку вместе с… Напоследок надо придать новому полю денежный формат. Для этого надо поставить курсор в любое место клетки НовЦена и…

Запрос Стоимость товаров

Из прямоугольных блоков, обозначающих таблицы (в верхней части конструктора), мышью поочерёдно переносятся в нижнюю часть конструктора, в строку… Поля (столбцы) запроса: Стоимость, СкидкаРуб и Сумма являются вычисляемыми. В… Стоимость: [Цена]*[Количество]

Запросы с групповыми операциями

     

Запрос по параметру

Для этой цели создаётся запрос на основе таблицы Товары с включением в него полей таблицы: Марка, Тип, Поставщик, Единица измерения, Цена, Описание.… В поле Тип, в графе Условие отбора напечатаем в квадратных скобках: [Какой тип…  

Задание на работу

Формулировка задания

В лаборатории требуется создать базу данных, а затем самостоятельно описать технологию создания её объектов. На каждое рабочее место выдаётся индивидуальное задание из сборника [4]. Все основные таблицы с большим объёмом записи уже созданы и хранятся в файле, имя которого указано в задании, например, z25 на "Сервер для Студентов (moon)" (X:)База53. Здесь: z25 означает имя папки, находящейся на диске сервера, где хранятся файлы Вашей группы, База53 – имя Вашего заданного выполняемого файла базы данных. В задании требуется:

1) Создать недостающую таблицу Типывместе с формой для её заполнения. Отпечатать таблицу и форму. Описать технологию создания таблицы и формы Типы.

2) Установить связи между таблицами. Отпечатать схему данных. Описать технологию создания связей.

3) Создать запрос Стоимость товаров, позволяющий определить стоимость каждого товара в заказе по образцу рис. 4.15. Описать технологию его создания. Отпечатать фрагмент (несколько строк) таблицы запроса.

4) Создать ещё три запроса по варианту задания. Описать технологию их создания. Из последних трёх запросов базы данных создать отчёты и описать технологию их оформления. Отчёты отпечатать.

5) Результаты работы сохраняются в файле базы данных под указанным в задании именем. Необходимые документы надо отпечатать из этого файла на рабочем месте, которое оборудовано принтером.

Лабораторная работа считается выполненной после предъявления преподавателю всех отпечатанных материалов, перечисленных в задании. В контрольной работе отпечатанные материалы дополняются описанием технологии их изготовления.

Рекомендации к выполнению задания

Открытие файла базы данных

6.2.2 Таблица и форма «Типы» В таблице Типы разъясняется классификация товаров, принятая в нашей базе…  

Установление связей между таблицами

Чтобы таблицы образовали целостную базу данных, между ними должны быть установлены связи. Связывается ключевое поле главной таблицы с одноимённым полем таблицы подчинённой. Для создания связей необходимо в группе Показать или скрыть, расположенной на вкладке Работа с базами данных, щёлкнуть по кнопке Схема данных (рис. 6.8).

 

 

 

Рис. 6.8 Группа Показать или скрыть вкладки Работа с базами данных

 

Откроется окно с таким же названием и диалоговые окно Добавление таблицы (рис. 6.9). Сразу после открытия окно Схема данных пустое. В нём следует разместить все таблицы базы данных. Делается это последовательным выбором каждой таблицы во вкладке Таблицы окна Добавление таблицы и щелчком по кнопке [Добавить].

 

 

 

Рис. 6.9 Окно Добавление таблицы

После переноса таблиц в окно Схема данных, таблицы принимают вид прямоугольников, как на рис. 6.10. Названия ключевых полей выделены в них значком ключика.

После переноса всех таблиц надо их разместить примерно так, как на рис. 6.10. Таблицы перетаскиваются с помощью мыши, ухватив таблицу за заголовок. Следует также изменить и размер таблиц с тем, чтобы названия всех полей поместились внутри прямоугольника, а полосы прокрутки исчезли.

 

 

 

Рис. 6.10 Схема данных

 

Связи между таблицами устанавливаются по образцу рис. 6.10. Мышью выделяется ключевое поле главной таблицы. Оно в таблице (рис. 6.10) помечено значком ключика, а на линии связи со стороны главной таблицы стоит метка 1. После выделения ключевого поля его протягивают мышью к одноимённому полю связанной таблицы, которое на рис. 6.10 помечено знаком ¥.

Сразу же после протягивания будущей связи возникает диалоговое окно Изменение связей. В нём назначаются основные свойства связей (обеспечение целостности, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных записей), как это сделано на рис. 6.11. Когда свойства назначены, надо щёлкнуть по кнопке [OK]. Связь будет создана и обозначена на схеме данных, как показано на рис. 6.10. Таким же путём образуются все связи базы данных по образцу рис. 6.10. Процесс создания связей описан в пункте 2.5.

 

 

 

Рис. 6.11 Диалоговое окно Изменение связей

 

Запрос Стоимость товаров

6.2.5 Отчёт на основании запроса В задании на работу предлагается кроме общего для всех запроса Стоимость… Пусть существует запрос Заказы в Люберцах. В нём из таблицы Заказы выбраны все сведения, касающиеся заказов от…

Особенности сохранения данных

Файл сохраняется, например, по адресу: z25 на "Сервер для Студентов (moon)" (X:)База53. Здесь z25 – имя групповой папки со всеми базами…

Литература

1. Информатика Базовый курс. 3-е изд. / под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2009.

2. Н.Д. Давыдова. Текстовый редактор Microsoft Office Word 2007. Учебное пособие для студентов I курса всех специальностей. – Челябинск, 2010.

3. Ю.Д. Ясенев, А.А. Жуковский. Электронные таблицы Excel. Учебное пособие по информатике. Издание третье, дополненное и переработанное. – Челябинск, 2001.

4. Базы данных Access. Задания на лабораторные работы для студентов II курса экономических специальностей. Второе издание. Составили доцент, к.т.н. Ю.Д. Ясенев, асс. Давыдов В.В. – Челябинск, 2002.

5. Белянин, М.В. Создание баз данных в Access 2007 = Ваша первая база данных в Access 2007. / Белянин М.В. – М.: НТ Пресс, 2008.

 

Оглавление

Введение.. 3

1 Устройство Access 2007. 4

1.1 Вход в Access 2007. 4

1.2 Выход из Access 2007 и Windows. 5

1.3 Рабочее окно Access 2007. 5

1.4 Открытие базы данных. 7

1.5 Структура базы данных. 8

2 Таблицы... 10

2.1 Устройство таблицы Access 2007. 10

2.2 Вписывание и редактирование записей. 10

2.3 Создание таблицы.. 12

2.4 Свойства полей таблицы.. 16

2.5 Схема данных Access 2007. 19

3 Формы... 24

3.1 Форма – средство удобного заполнения таблиц. 24

3.2 Разработка однотабличной формы.. 25

3.3 Доработка формы в режиме конструктора. 28

4 Работа с данными. Запросы... 31

4.1 Сортировка данных. Фильтры.. 31

4.2 Назначение и возможности запросов. 33

4.3 Создание запроса. 33

4.4 Запрос на основе связанных таблиц. 35

4.5 Вычисления в полях запроса. 37

4.6 Запрос Стоимость товаров. 38

4.7 Запросы с групповыми операциями. 40

4.8 Запрос по параметру. 44

5 Отчёты... 47

5.1 Отчёт – главный вид выходной документации. 47

5.2 Создание отчёта. 47

6 Задание на работу.. 50

6.1 Формулировка задания. 50

6.2 Рекомендации к выполнению задания. 50

6.2.1 Открытие файла базы данных. 50

6.2.2 Таблица и форма «Типы». 50

6.2.3 Установление связей между таблицами. 55

6.2.4 Запрос Стоимость товаров. 57

6.2.5 Отчёт на основании запроса. 57

6.3 Особенности сохранения данных. 58

Литература.. 59