Рассмотрим создание запросов на выборку на примерах. Допустим, что понадобился список клиентов из Саратова. Можно поручить Access 2007 составление такого списка. Надо создать запрос на основании таблицы Клиенты, выбрав из таблицы только те поля, которые нужны для конкретного случая и только тех клиентов, которые находятся в Саратове.
Рис. 4.6 Группа Другие вкладки Создание
Составление запроса начинается с выбора вкладки Создание (рис. 1.6) на инструментальной ленте. После этого необходимо в группе Другие (рис. 4.6) этой вкладки выбрать режим, в котором будет создаваться запрос. Выбираем режим конструктора запросов, нажав кнопку Конструктор запросов. Появятся два диалоговых окна: Конструктор запроса с именем Запрос1, а поверх него – окно Добавление таблицы (рис. 4.7).
Рис.4.7 Диалоговое окно Добавление таблицы поверх окна конструктора запроса
В окне Добавление таблицы поочерёдно выбираем, а затем отправляем щелчком по кнопке Добавить в окно Конструктора запроса те таблицы, которые понадобятся для запроса. В нашем примере – это одна таблица Клиенты. Окно Конструктора запроса с таблицей Клиенты показано на рис.4.7. В верхней части окна помещаются таблицы запроса (точнее – их обозначения), а в нижнюю часть мышью переносят из обозначений таблиц имена полей, нужных для запроса.
В нашем случае перенесём не все поля таблицы Клиенты, а только те, которые нужны для того, чтобы позвонить по телефону клиентам в Саратов, именно в этом и состоит цель запроса. Переносим поля: Клиент, Название, Обращаться к, Должность, Телефон, Город. Вместо имени запроса в строке заголовка надпись: Запрос1.
Осуществим отбор клиентов из города Саратов, для этого в строке Условие отбора напишем в колонке Город слово Саратов (рис. 4.7), двойные кавычки слева и справа от слова появляются автоматически.
Для того чтобы данные в готовом запросе были отсортированы по какой-то определенной колонке, необходимо в строке Сортировка указать правила сортировки: по возрастанию, по убыванию или отсутствует (как на рис. 4.7 в поле Должность).
После щелчка по кнопке – Закрыть возникнет два диалоговых окна (аналогичных рис. 2.7). В первом предлагается сохранить изменения макета или структуры запроса. Надо ответить Да щелчком по одноимённой кнопке. Появится последнее диалоговое окно, в котором запрашивается имя запроса. Напечатаем имя: Клиенты в Саратове. Щелчком по кнопке [ОК] в этом последнем диалоговом окне завершается работа над конструированием запроса. Имя запроса появится в разделе Запросы в Области переходов.
Рис. 4.8 Готовый запрос Клиенты в Саратове
Как видно из рис. 4.8, запрос внешне ничем не отличается от таблицы. Для него действуют все те же правила редактирования, что и для таблицы. В нашем запросе видны все поля, которые мы отобрали из таблицы Клиенты. В итоге из 92 клиентов, значащихся в полном списке – в таблице, в нашем запросе видно только 5 клиентов – из Саратова.
Кроме запроса с отбором слова с помощью строки Условие отбора можно создавать запросы, используя традиционные знаки сравнения и оператор Like. Оператор Like используется с дополнительными символами, приведенными в таблице 4.1. Используя оператор Like, например, осуществляют отбор по слову (до или после слова могут быть ещё другие слова) или его фрагменту, встречающемуся в данных таблиц. Оператор Like появляется автоматически в строке Условия отбора после задания условия.
Таблица 4.1
| Символ | Используется для | Записи | Пример условия | Результат запроса |
| * | замены любой последовательности символов | начинаются со слова Универмаг | Like "Универмаг*" | Записи, в которых название начинается со слова «Универмаг», например, Универмаг «Москва» или Универмаг «Слава». |
| содержат фрагмент слова бутыл | Like "*бутыл*" | Записи, в которых встречается фрагмент слова «бутыл», например, «12 бутылок по 550 мл» или «24 бутылки по 250». | ||
| ? | замены любого одиночного символа | соответствует заданному шаблону | Like "Лив??" | Записи для стран, таких как Ливия и Ливан, названия которых включают пять знаков, первые три из которых – «Лив». |