База данных открывается щелчком по ярлычку Access на рабочем столе или через кнопку [Пуск]выбрать Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007. В открывшемся окне Microsoft Access (рис. 1.3) выбрать файл базы данных, указанный преподавателем, например, moonz25База53, и щёлкнуть по нему, если вашего файла с базой нет в окне, то обратитесь к пункту 1.4. Откроется файл База53, в котором собрано 6 таблиц, уже заполненных данными (рис. 1.5). Под этим именем файл в дальнейшем будет сохраняться сам собой после каждого закрытия объекта базы данных.
6.2.2 Таблица и форма «Типы»
В таблице Типы разъясняется классификация товаров, принятая в нашей базе данных. Внешний вид заполненной таблицы показан на рис. 6.1. Создавать таблицу удобнее всего в режиме Конструктор. Создание состоит в именовании полей и назначении свойств полей.
Рис. 6.1 Таблица Типы
Порядок создания таблицы подробно изложен в пункте 2.3. Таблица, создаваемая в режиме Конструктор, показана на рис. 6.2.
Имена и свойства полей нашей таблицы Типы перечислены в приведённой далее таблице 6.1.
Таблица 6.1
| Имя поля | Тип данных | Размер | Обязательное | Индексированное |
| Тип | Счётчик | Длинное целое | Да. Ключевое! | Да (совпадения не допускаются) |
| Категория | Текстовый | Да | Да (совпадения не допускаются) | |
| Описание | Поле МЕМО | - | Нет | Нет |
| Изображение | Поле объекта OLE | - | Нет | Нет |
Готовую таблицу можно заполнять в режиме таблицы, но удобнее для заполнения использовать форму. Форму создадим сразу же после создания таблицы, до её заполнения.
Рис. 6.2 Таблица Типы, создаваемая в режиме Конструктор
ФормаТипы для заполнения таблицы Типы создаётся с помощью вкладки Создание инструментальной ленты (рис. 1.6). Для этого надо щёлкнуть в Области переходов по таблице Типы, затем по кнопке Форма. На экране появится автоматически созданная форма в режиме макета (рис. 6.3).
Рис. 6.3 Созданная форма в режиме макета
Форму можно сразу же сохранить, щёлкнув по соответствующей кнопке, а можно отложить сохранение: форма и её содержимое сохранятся по окончании работы с формами после вопроса, надо ли сохранять изменения макета формы. Ответить надо щёлкнув по кнопке Да. Готовая форма показана на рис. 6.4. Если в виде формы не устраивают размеры окошек (полей) или надписей, то их несложно изменить, перейдя в Режим макета или Конструктор. Как доработать форму, описано в пункте 3.3.
Заполнять форму текстовыми данными несложно: печатая с клавиатуры. Поле Тип, имеющее свойство Счётчик, заполняется автоматически, после перехода в следующую ячейку. Переход от одного поля к другому происходит после нажатия на клавишу {Tab}. Переход к очередной записи в форме делается щелчком по кнопке Следующая запись: 4, а для возврата к предыдущей используется кнопка Предыдущая запись:3. Записи для заполнения формы Типы, а значит и одноименной таблицы, можно увидеть в рис. 6.1.
Рис. 6.4 Готовая форма Типы с заполненными полями и вставленным рисунком
Последнее поле формы – рисунок. Прежде всего этому полю надо придать нужные свойства. Для этого надо щёлкнуть правой кнопкой мыши внутри рамки рисунка Изображение. В появившемся меню надо выбрать надпись: Свойства. Появится окно свойств рисунка: Присоединённая рамка объекта. В окне свойств (рис. 6.5) надо выбрать окошко Установка размеров и, щёлкнув по кнопке 6 справа в этом окошке, выбрать Вписать в рамку. Тогда рисунки будут точно помещаться в отведённую рамку Изображение.
Рис. 6.5 Окно свойств рамки объекта OLE (рисунка)
Если в оформлении формы что-либо не устраивает, например, размеры полей или тексты надписей, то всё это легко исправляется после перехода в Режим макета или Конструктор (пункт 3.3).
Поскольку рисунки хранятся в папке Рисунки на сервере, то для вставки рисунка надо наставить указатель мыши на окошко Изображение внутри формы и подать команду Вставить объект с использованием правой кнопки мыши. В ответ появится окно Microsoft Office Access (рис. 6.6). В окне надо выбрать надпись Создать из файла и щёлкнуть по кнопке [Обзор]. Появится окно Обзор.
Рис. 6.6 Окно Microsoft Office Access
В окне Обзор (рис. 6.7) надо найти на диске, например, z25 на "Сервер для Студентов (moon)" (X:) папку Рисунки и открыть её. Для этого в окне Обзор щелкнуть по кнопке Мой компьютер и открыть среди появившихся дисков z25 на "Сервер для Студентов (moon)" (X:). Найти и открыть папку Рисунки.
Рис.6.7 Окно Обзор. На диске Х: выбрана папка Рисунки, а в ней – рисунок Тип1.
Из открывшегося списка рисунков надо выбрать нужный, например, Тип1, и щёлкнуть по кнопке [ОК]. Затем щёлкнуть по кнопке [ОК] предыдущего окна. Рисунок появится в предназначенном для него окошке Изображение (рис. 6.4).
По окончании заполнения всех записей таблицы Типы надо закрыть форму. С помощью Области переходов надо открыть таблицу Типы и убедиться, что все записи, внесённые через форму, попали на свои места. Может оказаться неудачной ширина столбцов таблицы. Изменить ширину можно, передвигая границы столбцов при помощи мыши (пункт 2.2).