Программа Access 2007 предназначена для хранения и обработки информации любых видов и объёмов. Слово Access означает «доступ» и не зря в качестве символа программы выбрано изображение ключа. Действительно, при помощи программы Access 2007 легко и удобно выбрать необходимую информацию из базы данных любого объёма.
Данные – это любая информация (тексты, числа, рисунки), которую необходимо сохранять и к которой необходимо постоянно обращаться. Информация хранится и обрабатывается в объектах системы управления базами данных. К основным объектам относятся таблицы, формы, запросы и отчёты. Именно с ними мы и будем работать. А также объектами являются макросы и модули.
Таблица – это самый главный объект базы данных. Именно в таблицах сохраняются все необходимые сведения, касающиеся того предмета, ради которого создаётся база данных. Таким предметом может быть почти всё, что угодно: бухгалтерия, склад, магазин, учебная часть образовательного учреждения, библиотека или собрание кулинарных рецептов. В таблицах стараются избегать избыточной информации, такой, какая уже содержится в другой таблице. В то же время все таблицы базы данных объединены в единую систему при помощи Схемы данных. Пример схемы данных можно видеть на рис. 6.10. Каждая таблица состоит из полей и записей. В полях собрана информация одного рода для различных предметов, например, фамилии всех заказчиков. Записи содержат различные сведения об одном из предметов, например, о заказе: номер заказа, фамилию заказчика, его адрес, что именно заказано. Поля таблицы размещаются в её столбцах, а записи – в строках. Поля и записи можно рассмотреть в таблице Заказы на рис. 1.5.
Одно из полей таблицы является ключевым. Ключевое поле содержит записи, не повторяющиеся в этом поле. Именно оно является идентификатором записи. При помощи ключевого поля происходит объединение таблиц в единую схему данных. Бывают и комбинированные ключевые поля (составные), когда запись идентифицируется по нескольким признакам. Например, для идентификации студента в списке студентов надо указать два ключа: номер группы и номер студента в списке группы.
Таблицы можно заполнять данными непосредственно, вписывая записи строка за строкой. Удобнее всё же заполнять таблицы при помощи специальной карточки – формы. Каждая форма содержит все поля одной записи. Заполнение одной формы ведёт к появлению одной записи в соответствующей таблице. Форма – это второй объект базы данных.
Зачастую надо бывает объединить в одном месте сведения из разных таблиц. Например, чтобы рассчитать стоимость товара в одном заказе, надо объединить сведения из четырёх таблиц: Заказы, Клиенты, Товары, Заказано (рис. 4.14, 4.15). В конечном итоге получается новая таблица под названием запрос, где и рассчитывается стоимость каждого товара в заказе. Запрос используется и для отбора сведений из одной или нескольких таблиц. Например, на рис. 6.12 показан запрос Заказы в Люберцах, созданный на основе таблицы Заказы, где выбраны заказы только по одному городу Люберцы. Запрос – очень гибкий объект базы данных. С его помощью можно получить практически любой новый документ или ответить на любой поставленный вопрос.
Отчёт – это объект базы данных, представляющий сведения в удобном и хорошо оформленном виде для вывода на печать. Чаще всего отчёты создаются на основе запросов. Они служат для создания выходной документации базы данных. Примеры отчётов можно видеть на рис. 5.4 и 6.13.
Макрос – это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация.
Модуль – объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули позволяют разработчику базы заложить в неё нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень защищенности.
Рис. 1.6 Вкладка Создание
Создание всех перечисленных объектов базы данных производится с помощью командной вкладки Создание (рис. 1.6). Данная командная вкладка разбита на четыре группы: Таблицы, Формы, Отчеты, Другие. Каждая группа позволяет выбрать способ создания, соответственно, таблицы, формы, отчета и запроса.