В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том что
деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.
Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если все же в письме
нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого
визуально, то есть пронумеровать.
Наилучший вариант - когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и
Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру:
1. Современную оргтехнику. Писать от руки можно только корреспонденции
личного характера.
2. Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы
фирмы, ее полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона,
банковских реквизитов.
3. При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на
котором дублируются реквизиты, укачанные на бланке. Это не обязательно.
4. Оставляйтe копни отправленных писем.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса,
написанного на конверте.
С правой стороны пишут дату отправления письма - день, месяц и год полностью.
Ещё ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы,
которая использовалась перед фамилией вашего адресата па конверте. Фамилию
можно указывать без инициалов.
Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы
письма. Если переписка ведется каким-либо конкретным лицом, то письмо
заканчиваем обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассыпки рекламной
корреспонденции других писем безлично! о характера фамилию адресата не ставят, а
к названию фирмы добавляют название отдела, на который адресовано письмо.
Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или
учреждению, но проставлять в адресе оборот «Генеральному директору», без
указания его фамилии и инициалов.
Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости oт цели
письма формулировку изменяют.
При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно
написать следующее: «Рассчитываем, что ВЫ ответите при первой же возможное ш».
После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и
название фирмы. Пели письмо рекламного характера, то фамилия и подпись
необязательны.
Общее правило для любой корреспонденции - письмо должно свободно помещаться
и конверт.
На любой корреспонденции проставляют обратный адрес.
• Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете,
выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.
• Перед отправкой письма проверьте орфографию.
• Не стоит начинать письмо, с местоимения «Я».
• Постскриптум (P. s.) выносят вниз, после подписи. Ниже - постскриптума
ставят свою подпись или инициалы.
• Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать
телеграмму.
Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленною ответа. Если Вы не
можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом сразу
же.
На поздравления отвечают коротко.
Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от
руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.
Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать
телеграмму.
Общее правило для любой корреспонденции - с левого края бумаги донизу
оставляют свободное поле одинаковой ширины.