1 Подготовка к беседе. Необходимо заранее сформулировать конкретные цели и
задачи, составить примерный план беседы. Если это возможно, выбрать
наиболее подходящие место и время для ведения беседы.
2. Начало беседы. Необходимо создать атмосферу взаимного доверия и
доброжелательною отношения друг к другу (через приемы аттракции).
3. Изложение информации. Следует излагать точно, кратко, используя заранее
подготовленные факты и материалы. Необходимо придерживаться основного
направления ведущего к намеченной цели.
4. Обсуждение, аргументация, предложение идей. Следует показать собственное
понимание вопроса, свою точку зрения. Необходимо выслушать мнение
собеседников.
5 Принятие решении. Полученную информацию следует зафиксировать для
дальнейшего использования.
6. Завершение беседы. Оно должно быть корректным, вежливым, даже если Вы не
удовлетворены исходом беседы.
Главная задача деловой задачи - в результате обсуждения проблемы найти
оптимальное ее решение, достичь согласия, сотрудничества. Надо добиться того,
чтобы собеседник захотел принять наше предложение.
Телефонные беседы.
Считается, что самое простое в деловом общении - телефонный разговор. На самом
деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям
краткости, как деловая переписка и отправка факса.
Первым всегда представляется гот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с
которым Вы хотели связаться, то представляться необязательно. Достаточно будет
поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего Вас человека.
Если его нет - узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать и
повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не
отвечает. Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно
ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.
Поручать сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека
позволительно.
Если к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.
Если вы ошиблись номером, то при следующем его наборе сразу уточнить, тот ли
что номер, что Вам нужен.
В том случае, если Вы очень заняты, то телефон лучше отключать или попросить
секретаря отвечать на телефонные звонки.
Следует запомнить, что по деловым вопросам звонить домой - нарушение этикета.
Но такой звонок до 9 утра и после 10 вечера возможен только в экстренных случаях.
Заканчивает разговор тот, кто позвонил.