Проведение совещаний

Продуктивные совещания демонстрируют все характеристики высокоэффективной проектной команды и приносят результат, которого не мог бы достичь ни один из членов этой проектной команды, работая самостоятельно. Проведение совещаний — последний из четырех факторов, которые обеспечивают высокоэффективную составляющую позитивной атмосферы в коллективе. В ходе совещания в действие вступает каждая из составляющих модели высокоэффективной проектной команды, и слабость любой из этих составляющих проявляется в виде тех или иных способов поведения, которые снижают ценность совещания.

Структура совещания и стадии формирования коллектива

Нормы и правила проведения совещаний проектной команды, а также их структура неизбежно претерпевают изменения при переходе от одной стадии формирования коллектива к другой. На стадии "образования коллектива" проектная команда при­держивается структуры, заключенной в повестке дня, планах действий и протоколах собрания. Проводить совещание в рамках поставленной задачи на стадии "первых трений" оказывается гораздо труднее, что оправдывает использование особых инструментов управления совещаниями. После того как вновь созданная проектная команда перейдет к стадии "образования коллектива", преимущества структурированных совещаний начнут проявляться в усвоении членами этой проектной команды навыков и привычек проведения эффективных совещаний. Теперь можно время от времени поручать проведение совещаний кому-либо другому. Полностью доверить проведение совещаний своим подчиненным можно будет лишь на стадии выхода проектной команды на свою максимальную производительность.

Рекомендации по проведению эффективных совещаний

Совещания проводятся для выполнения определенной работы. Идет ли речь о координации выполнения задач, информировании членов проектной команды, принятии решений или анализе предлагаемых идей, — мы рассчитываем, что участие исполнителей проекта в совещании принесет определенные результаты. Приведенные ниже рекомендации служат структурой, с помощью которой такие совещания можно сделать более продуктивными и эффективными. Эти рекомендации касаются совещаний, в которых участвуют от двух до 20 человек. Когда численность проектной команды становится еще большей, ее динамика существенно изменяется и некоторые из приведенных ниже рекомендаций утрачивают смысл.