Анализ проблем

Когда речь идет о самостоятельном анализе проблем, каждый из нас применяет собственные подходы и использует собственные способности. Когда же речь идет о коллективном анализе проблем, такое разнообразие подходов и способностей участников этого анализа сказывается как положительно, так и отрицательно.

Творческие способности другого члена коллектива позволяют увидеть вещи "свежим взглядом", что побуждает нас не ограничиваться рамками лишь привычных, традиционных решений. Риск, однако, заключается в том, что меня может раздражать копание в мелочах и "фантазирование" коллег, склонных к углублению в детали или к творческому подходу, а человек, предпочитающий копаться в мелочах, может утратить доверие к принимаемым нами решениям, поскольку ему кажется, что мы чересчур "забегаем вперед", отказываясь от кропотливой работы в пользу быстрых и "простых" решений. Как личность со своим особым стилем работы, каждый из нас может разочароваться и потерять какое бы то ни было желание работать в коллективе только потому, что этот коллектив не желает придерживаться процесса, который лично нам кажется единственно практичным и эффективным.

Минимизация рисков и максимизация преимуществ коллективного анализа проблем требует использования общепринятого процесса решения проблем и умелого использования методов анализа проблем.

Общепринятый метод решения проблем: расхождение и схождение

Анализ проблем можно представить в виде модели, изображенной на рис. 2.1. Эта модель состоит из двух частей — расходящейся и сходящейся. На этапе расхождения осуществляется сбор и накопление фактов и мнений. На втором этапе мы приходим к определенным выводам, т.е. сходимся к определенному решению. Кроме того, ваше обвинение отражает разные подходы к анализу проблем — то, что вам кажется попыткой немедленно предложить готовое решение, может представлять собой лишь другой способ понимания фактов и возможных решений.

Мы, как коллектив, лишь выигрываем от того, что пользуемся общепринятым методом решения проблем. Это объясняется тремя причинами.

1. Мы хотим гарантировать, что наша проектная команда будет пользоваться надежным методом анализа проблем. В нашем распоряжении есть широкий выбор общепринятых принципов и методов. Использование этих методов повысит качество принимаемых нами решений и, в конечном счете, наших проектов.

2. Использование общепринятого процесса решения проблем обеспечивает единую точку зрения на то, что следует считать правильными этапами решения проблем. Это приглушает чувство неудовлетворенности, которое возникает у нас из-за того, что каждому из нас присущ его собственный стиль работы, а также упрочивает единство коллектива и его сосредоточенность на каждом этапе выполняемой работы.

Сформулировать проблему

Принять решение и составить план действий

3. Использование общепринятого процесса решения проблем предполагает, к тому же, использование коллективом единого языка, с помощью которого коллектив описывает свои действия. Использование этого единого языка совершенствует процесс решения проблем, позволяя членам проектной команды беспрепятственно обсуждать выполняемую ими работу. Например: "Мы пришли к выводу, что нам удалось четко сформулировать проблему" или "Нам следует продолжить этап выработки разных вариантов решения проблемы".

Рис. 2.1. Этапы анализа проблем

Относительно того, что следует считать правильными этапами решения проблем, единого мнения, конечно же, не существует. Этапы, перечисленные в приведенной ниже врезке, отражают общепринятые стадии анализа проблем. Вы можете изменять масштаб использования вами этого процесса в зависимости от сложности решаемой проблемы. Можно, например, в ходе одного совещания несколько раз выполнить указанные этапы для решения относительно небольших проблем. Когда же речь идет о решении достаточно крупной проблемы, процесс решения может занимать недели или даже месяцы; такой процесс будет отражен в структуре работ соответствующего проекта. Какими бы конкретными этапами решения проблем ни пользовалась ваша проектная команда (в частности, она может разработать свои собственные этапы решения проблем), вы, руководитель проекта, должны позаботиться о том, чтобы ваша проектная команда пользовалась единым процессом анализа проблем.

Этапы анализа проблем

1. Сформулировать проблему. Команда приходит к единому мнению по поводу сущности рассматриваемой проблемы, ее сложности и желаемого результата ее решения. Способ формулирования проблемы будет оказывать влияние на последующий ее анализ, поэтому так важно четкое понимание проблемы всей проектной командой.

2. Отыскать причину данной проблемы. Анализ глубинной причины должен гарантировать, что, пытаясь отыскать подлинный источник возникшей проблемы, мы не ограничимся лишь симптомами этой проблемы, а постараемся найти ее корни. Чтобы определить глубинную причину проблемы, могут потребоваться разные формы исследования, в том числе собеседование со всеми заинтересованными сторонами, сбор информации за период, предшествующий возникновению рассматриваемой проблемы, и проведение испытаний.

3. Сформулировать требования к результатам решения проблемы. Эти требования описывают идеальное, с нашей точки зрения, состояние, после того как рассматриваемая проблема будет решена. Эти требования будут использоваться в качестве эталона при сравнении вариантов решения рассматриваемой проблемы. Ниже приведен пример формата формулирования требований к результатам решения проблемы.

Проблема будет считаться решенной при условии, что:

• мы будем знать, что_____________

мы будем располагать.

мы сможем___

мы будем____

4. Выработать варианты решения проблемы. Важность этого этапа трудно переоценить. Нахождение кардинальных решений возможно лишь в случае, если мы не пожалеем времени и усилий на выработку достаточно большого количества вариантов решения рассматриваемой проблемы. Выполняя данный этап, мы заранее должны согласиться с тем, что в процессе поиска подходящих вариантов решения проблемы будет предложено немалое количество бесполезных идей. Проектная команда должна заранее согласиться с фактом определенной неэффективности творческого процесса. Согласившись с этим, члены проектной команды смогут проявлять большую терпимость и внимание к выполнению данного этапа.

5. Выбрать подходящий вариант. В идеале, на предыдущем этапе мы должны были выработать несколько разумных вариантов. Сейчас мы используем требования к результатам решения проблемы (этап 3) для "просеивания" и приоритизации этих вариантов. Вполне возможно, что к этому моменту у нас уже имеется очевидный вариант решения рассматриваемой проблемы, но если такого варианта нет, применение методов количественного и качественного сравнения поможет нам отсеять неподходящие и выбрать наилучший вариант решения рассматриваемой проблемы.

6. Выполнить анализ затрат и результатов и анализ рисков по отношению к выбранному варианту решения проблемы. Анализ рисков сводится к рассмотрению сильных и слабых стороны выбранного нами варианта решения проблемы. Анализ затраты и результатов должен гарантировать, что "игра стоит свеч", т.е. что выбранное решение обойдется нам не дороже, чем проблема, которую мы хотим решить таким способом. Основываясь на более детальном анализе данного этапа, проектная команда может принять решение рассмотреть какой-то другой вариант решения проблемы, который окажется либо дешевле, либо будет заключать в себе меньше рисков.

7. Принять соответствующее решение и составить план действий. Составьте план действий и распределите обязанности по реализации принятого решения и отразите этот план действий и распределение обязанностей в протоколе совещания или в плане проекта. Задокументируйте результаты анализа рассматриваемой проблемы на тот случай, если в будущем вам еще раз понадобится вернуться к решению этой проблемы.