Составление графика работ

График работ определяет, что и к какому времени должно быть сделано. При работе над большинством проектов требуются два вида графиков: этапный график и график сдачи конечных продуктов.

Рис.4.10. Форма для оценки рисков

Этапный график — это календарная схема проекта «с высоты в 10 тыс. футов». В нем отражают 10-12 ключевых событий, вех в работе над проектом и устанавливают сроки их завершения. График сдачи конечных продуктов — это детальное представление проекта «с расстояния в 100 футов». В нем отражены все продукты, сроки их выполнения и взаимозависимости между подпроектами.

Этапный график нужен для того, чтобы осветить основные моменты работы и обсудить их с заинтересованными сторонами (дольщиками).

График сдачи конечных продуктов служит целому ряду целей. Он:

• отражает срок сдачи каждого из продуктов, а также информацию о том, в каком подпроекте ведется работа над этим продуктом;

• определяет взаимозависимость между продуктами;

• показывает даты этапного графика;

• обеспечивает мониторинг хода работ на этапе выполнения проекта;

• отражает последовательность технологических операций, от производства первого продукта до получения конечного продукта.

Последовательность технологических операций — это некая последовательность шагов (продуктов), необходимых для производства конечного продукта. Этот процесс состоит из ряда передач промежуточных продуктов от одного человека к другому (цепочка ресурсов-результатов рассматривалась выше). График сдачи конечных продуктов — это, в сущности, схема технологических операций, дающая представление о том, когда будет создан продукт и кто получит его для производства последующего продукта в цепи. Так как график сдачи конечных продуктов отображает связанные между собой трудовые процессы и предполагаемые сроки сдачи каждого продукта, то он является одним из наиболее важных элементов проектного плана.

Первые три вехи, которые необходимо включить в график работы, — это «этапные ворота» проекта. Они свидетельствуют о завершении основных этапов управления проектом. Первые «этапные ворота», составление чартера, не включаются в этапный график работы, так как к началу планирования проекта эта стадия уже завершена. Остальные этапы — утверждение проектного плана (что указывает на завершение этапа планирования), передача конечного продукта потребителю (что указывает на завершение этапа выполнения) иотчет о завершении проекта (что указывает на окончание этапа завершения проекта) — должны быть включены в этапный график работы.

Постарайтесь подобрать вехи таким образом, чтобы охватить весь этап воплощения проекта. Когда все даты сосредоточены в самом начале или, наоборот, в конце этапа претворения проекта в жизнь, то дольщикам проекта трудно определить, идет ли выполнение проекта по графику.

Равномерное распределение ключевых вех (рис. 4.11) поможет убедить все заинтересованные стороны, что вы успешно справляетесь с работой; они будут благодарны вам, и у них не останется поводов для паники и вмешательства в вашу работу.

Рис.4.11. Распределение вех в процессе воплощения проекта