Оценка занятости персонала при получении продукта

Фактическое рабочее время в часах или неделях, необходимое для получения конечного продукта, называется временными затратами персонала или просто занятостью.

Большинство людей работает над проектом лишь часть своего рабочего дня, а следовательно, календарное время, необходимое для производства продукта, оказывается больше, чем временные затраты на работу. Если, к примеру, вы одновременно занимаетесь еще двумя проектами, то вы сможете уделить производству вашего продукта, скажем, 20% своего рабочего времени. Календарное время работы, или период времени, за который вы сможете составить список приглашенных, в этом случае составит 7,5 дней (12 часов, или 1,5 дня, деленных на 20% = 7,5 дней на получение конечного продукта).

Календарный период времени, необходимый для работы, должен определяться иоцениваться человеком, который отвечает за производство продукта, основываясь на своем личном опыте, опыте других иданных, полученные из отчетов об уже завершенных проектах. Если вы имеете дело с большим проектом, требующим разбиения на подпроекты, то менеджер каждого из подпроектов должен попросить членов своей команды оценить календарный период времени, который

потребуется для производства их продуктов. Как и в случае любых других оценок, вы получаете лишь более или менее реальные предположения. Когда вы оцениваете календарную продолжительность изготовления отдельных продуктов, не стоит учитывать так называемый закон подлости Мерфи. Этот закон подразумевает появление непредиденных обстоятельств в процессе воплощения проекта, и будет лучше, если вы добавите поправку на этот закон при расчете длительности всего проекта, а не работы над каждым продуктом в отдельности. Можно назвать две основные причины, по которым непредвиденные обстоятельства лучше включить в общий план:

1. Если делать поправку на закон Мерфи при оценке временных затрат на каждый продукт, то в результате вы получите больше непредвиденных обстоятельств, чем нужно. Вы, конечно, знаете о том, что закон Мерфи обязательно внесет свои коррективы, но вы не знаете, где и когда он может сработать, а значит, делая поправки всюду, неоправданно увеличиваете объем временных затрат.

Время, которое добавлено к общей длительности работы на случай непредвиденных обстоятельств, обычно тратится попусту. Так как сотрудники всегда чем-нибудь заняты, то стараются потянуть время и не начинают работу точно в срок и даже, более того, тянут до последней минуты, чтобы только-только успеть к запланированному сроку выполнения работы. Если поправку на непредвиденные обстоятельства добавлять к временным затратам на каждый продукт, то работа над ними просто начнется позднее и время, которое было отпущено на случай непредвиденных обстоятельств, уже будет бесполезно растрачено из-за запоздалого старта.

Попросите членов команды записать все временные затраты и календарную продолжительность работ в нижней части листочков с данными по каждому из продуктов. В центре листочков укажите наименование и номер продукта согласно «дереву» подпроектов (рис. 4.12).

Рис. 4.12. Клейкие листочки с информацией о конечных продуктах

После того как временные затраты и календарное время оценены, вы готовы к собранию по разработке графика сдачи продуктов.