Оценка — это только оценка, не более того. Какая-то более точна, а какая-то — менее, поэтому вы должны определить точность оценки и довести ее до сведения спонсора и других дольщиков проекта. Сделать это можно, указав не только оценочную сумму затрат, но и уровень ее точности, а также диапазон возможных отклонений.
Тем не менее, на основе имеющихся данных можно сделать довольно точную оценку. У заинтересованных участников проекта нет возможности определить, насколько точно оценены затраты, пока вы не сообщите им уровень ее точности.
Вот некоторые из факторов, от которых зависит точность оценки:
• квалификация членов команды;
• ваш опыт создания подобных продуктов в прошлом;
• точность статистических данных о трудовых затратах (при условии, что такие данные существуют) и их применимость к вашему проекту;
• продолжительность проекта (чем продолжительнее проект, тем меньше точность оценки).
Исходя из этих факторов нужно определить точность сделанной оценки как высокую (В), среднюю (С) или низкую (Н).
После того как вы определите степень точности, к уже сделанной оценке общих затрат добавьте диапазон возможных отклонений — плюс или минус определенное значение, которое будет отражать достоверность оценки. Диапазон отклонений показывает, что из-за неточности оценки затраты могут оказаться как выше, так и ниже рассчитанного уровня, но в то же время мы убеждены, что окончательный объем затрат находится в пределах установленного диапазона.
Вот несколько предложений по определению диапазона вашей оценки:
• если точность оценки определена как высокая, то можно использовать разброс ±10%. (Это означает, что вы должны вычесть и прибавить к основному значению 10% для получения общего диапазона.);
• при средней точности разброс может составлять ±25%;
• для низкой точности разброс будет равен ±50% и более.
Не обязательно строго придерживаться этих значений; они приведены здесь, чтобы дать примерное представление о возможной ширине диапазона.
Выразив оценку затрат как диапазон значений, вы:
• точнее опишете реально возможные затраты на проект;
• исключите вероятность неожиданностей! впоследствии, во время выполнения работы;
• сможете управлять ожиданиями дольщиков, касающимися будущих затрат;
• предусмотрите резерв на случай непредвиденных обстоятельств.
Разница между фактическими затратами и наибольшим значением диапазона оцениваемых затрат представляет собой средства, которые можно потратить на непредвиденные расходы.
После того как вы рассчитали диапазон возможных затрат, вам следует сравнить наибольшее значение диапазона с пределом расходов, который зафиксирован в программе проекта. Если наибольшее значение диапазона расходов не превышает предела, то можно считать, что на этом оценка ваших расходов закончена. Однако если это значение выше указанного в программе, то необходимо:
• проверить расчеты, чтобы убедиться, что в ваши предположения и вычисления не закралась ошибка;
• пересчитать бюджет вместе со спонсором проекта, чтобы убедиться, что в установленном лимите расходов существуют резервы для непредвиденных затрат. Если затраты имеют для проекта первостепенное значение, то переговоры по пересмотру предела расходов вряд ли помогут. Однако если затраты не на нервом месте в списке приоритетов, то, возможно, вам повезет;
• найти другие способы, чтобы снизить издержки, если лимит расходов изменить нельзя. Как правило, для этого существуют три возможности: использование деятельности персонала вместо внешнихуслуг (если внешние затраты значительны); увеличение уровня риска проекта за счет исключения контрмер, требующих денежных затрат; сужение круга задач проекта. Выясните у спонсора проекта, использование какого варианта его больше всего устроит, или предложите ему несколько вариантов на выбор.