После того как проектный план одобрен, пора приступать к созданию конечного продукта. Чаще всего члены основной команды или команды, работающей над подпроектом, расходятся и приступают к работе по созданию своих собственных продуктов. Большая часть этапа выполнения проекта уходит на это, так что будем надеяться, что вы разработали хороший проектный план — ведь процесс выполнения проекта является не только самым протяженным, но и требующим наибольшего количества ресурсов: времени, трудовых затрат и денег. Если вы следовали всем рекомендациям, изложенным в предыдущих главах, то вы готовы перейти к этапу выполнения проекта.
Выполняя работу, не забывайте об управлении проектом, которое на этом этапе сводится к четырем основным задачам:
• следить за окружающей обстановкой;
• управлять изменениями;
• быть в курсе хода работ;
• обсуждать то, как протекает работа.
Как правило, все эти четыре операции выполняются во время собраний команды исполнителей, которые время от времени нужно проводить, чтобы убедиться, что все идет хорошо. Частота собраний зависит от продолжительности проекта и от объема выполняемой работы. Вот несколько советов, которые помогут определить частоту проведения командных собраний:
• если продолжительность проекта составляет менее шести месяцев, то стоит проводить собрания еженедельно или раз в две недели;
• если проект рассчитан на срок больше шести недель, но менее одного года, то нужно проводить собрания раз в две недели;
• если проект будет длиться больше года, то собрания следует проводить раз в две недели или даже раз в месяц.
На каждом собрании команды вы должны провести обзор продуктов, которые были созданы за время, прошедшее с последнего собрания, и подумать о продуктах, которые по графику должны быть готовы к следующему собранию. Основное правило: на период между двумя командными собраниями не следует планировать завершение работы больше чем над шестью продуктами. Если, согласно графику, до следующего собрания команды будет готово большее количество продуктов, то нужно провести дополнительное собрание.
Кто должен присутствовать на собраниях?
На собраниях команды должны присутствовать лидер проекта, члены основной команды и любые другие участники, приглашаемые на собрания с определенной целью. Если ваш проект невелик, то члены основной проектной команды заняты непосредственно выполнением работы. Если же проект большой, то основная проектная команда будет состоять из лидеров подпроектных команд. Лидеры подпроектов должны проводить собрания со своими командами и обсуждать на них те же самые вопросы до того, как отправиться на общее собрание основной проектной команды.
Перед собранием члены проектной команды подготавливают обновленную информацию о состоянии дел по своей части работы над проектом. Таким образом, все члены проектной команды должны быть готовы доложить о результатах, достигнутых их командами, о существующих рисках, графике работы, бюджете и т. д. Прежде чем рассказать о том, что должно войти в отчет о состоянии работы над проектом, рассмотрим типичную повестку дня для собрания проектной или подпроектной команды.