Каждый раз, встречаясь с командой на собрании, вы будете в той или иной мере касаться одних и тех же вопросов. Ниже приведен пример повестки дня для собраний команды на этапе выполнения проекта:
• обзор текущего состояния проекта — члены команды докладывают о ходе работ по своей части проекта. От вас требуется внести эти данные в форму отчетности о состоянии дел;
• обсуждение потенциальных проблем — проведите мониторинг окружающей обстановки для обнаружения новых потенциальных проблем, которые не были учтены при оценке рисков. Нужно решить, как действовать, чтобы предотвратить эти проблемы. Надо внести полученные данные в форму отчетности о состоянии дел;
• обзор запросов по изменению плана — определите, насколько обоснован каждый из запросов, а также внесите полученные данные в форму отчетности о состоянии дел;
• обзор и обновление списка рассматриваемых проблем — обсудите возможные решения поставленных ранее проблем. Добавьте в уже созданный список новые вопросы И проблемы. Внесите полученные данные в форму отчетности о состоянии дел;
• просмотр содержимого «доски объявлений» — для вопросов, которые записаны на листочках, прикрепленных к листу ватмана, решения либо находятся, либо заносятся в список рассматриваемых проблем;
• признание достижений — поблагодарите членов команды за уже выполненную работу. Не забудьте отдать должное их успехам;
• оценка результатов собрания — проводится беглый анализ собрания, чтобы в следующий раз учесть ошибки и внести необходимые коррективы.
Теперь рассмотрим подробнее выполнение всех этих пунктов повестки дня. (Они представлены не в той последовательности, в которой вы будете сталкиваться с ними при командной встрече.)