При мониторинге графика работ нужно ответить на следующие вопросы: «Было ли выполнено вовремя все то, что предполагалось завершить к этому моменту? Считаете ли вы, что сможете выполнить в срок оставшуюся работу?» Нужно держать под контролем не только основные этапы выполнения проекта, но и отдельные стадии работы над продуктами в прошлом и в обозримом будущем. Оглядываясь назад, выясните, все ли сроки завершения основных этапов работы были соблюдены? Соответствуют ли фактические сроки запланированным?
| Риски в отчете о состоянии работы | ||
| Новые риски или изменении в оценке рисков | План действий | Необходимые изменения |
Рис. 5.1.Риски в отчете о состоянии работы
Были ли изготовлены в срок все промежуточные продукты? Не расходятся ли фактические сроки завершения работы с планируемыми?
Заглядывая вперед, скажите, рассчитываете ли вы выполнить основные задания в сроки, указанные в плане? Если нет, то когда предполагается закончить работу? Есть ли такие промежуточные продукты, даты завершения которых лежат в промежутке между текущим и следующим собраниями команды?
Все данные по вашему графику работы нужно внести в отчет (рис. 5.2).
| ДАННЫЕ О ГРАФИКЕ И МАСШТАБЕ РАБОТ | |||
| Этап проекта | Планируемая дата | Фактическая дата | Проектируемая Дата |
| Продукты, завершенные поел в последнего обновления информации | |||
| Продукт | Ответственное лицо | Фактическая дата | Соответствует ли продукт критериям качества? |
| Продукты, которые должны быть завершены согласно графику | |||
| Продукт | Ответственное лицо | Срок завершения по графику | Проектируемый срок завершения |
Рис. 5.2.График работ отчета о состоянии работы
Если вы поймете, что не успеваете закончить работу в установленные графиком сроки, то нужно вместе с командой определить, в чем причины этой задержки. А затем пусть члены команды с помощью метода «мозгового штурма» найдут способ «втиснуть» проект в желаемые сроки. Не все фактические отклонения от графика отражаются на крайних сроках завершения проекта в целом, поэтому сосредоточьтесь на тех потенциальных изменениях, которые угрожают непосредственно крайним срокам выполнения проекта, т. е. связанных с продуктами, которые находятся на критическом пути. Нужно уделить внимание всем отклонениям от графика, которые могут привести к нарушению запланированных сроков.
Чем раньше вы обнаружите возможные отклонения, тем легче будет предотвратить смещение сроков выполнения работы.