Если вы установили, что не в состоянии выполнить все, что наметили в проектном плане, или если один из ключевых дольщиков проекта требует внести в план изменения, например добавить новые особенности или функции к характеристикам конечного продукта, ввести новый продукт, сократить график работ или уменьшить бюджет, то необходимо действовать по схеме управления изменениями.
Для анализа последствий вам потребуется пригласить основную команду на собрание по мини-планированию проекта для повторной проработки всех этапов планирования, чтобы найти ответ на вопрос:
«Каковы будут последствия предложенных изменений для существующего плана?» После того как вы заполните раздел формы о влиянии изменений на план в целом, спонсор и заказчик должны ее утвердить.
Если изменения будут одобрены, то внесите их в проектный план, и, исправленный, он станет новым официальным планом. В дальнейшем вы должны отслеживать все результаты работы уже по новому плану.
Если же изменения были признаны несущественными, то тогда нужно связаться с человеком, подавшим запрос, и объяснить причины отказа. Лучше всего это сделать лично, или по крайней мере по телефону, чтобы вы могли ответить на все вопросы, которые возникнут у оппонента. Если этот человек занимает более высокую должность в организации, чем вы, то, возможно, вам потребуется поддержка, чтобы сообщить ему об отказе. Вы можете попросить спонсора проекта помочь вам в этом. В конце концов, это одна из его обязанностей.
Заполните в отчете о состоянии работы раздел «Изменения в плане», ясно показав, какие изменения предлагалось внести, когда они были предложены, были ли изменения одобрены и если да, то какие поправки внесены в существующий план (рис. 5.4).