Помимо проведения собраний команды нужно время от времени устраивать совещания с заказчиком и спонсором проекта, чтобы вместе с ними анализировать состояние дел по проекту. Не стоит проводить такие встречи так же часто, как собрания команды; обычно одного совещания в месяц вполне достаточно.
Обзорное собрание со спонсором и заказчиком позволяет ответить на отдельные вопросы, которые у них могут возникнуть, и получить от них информацию об изменениях, которые могут оказать значительное влияние на проект. Кроме того, следует обеспечить обратную связь, чтобы узнать мнение спонсора и заказчика о том, как можно усовершенствовать текущий процесс работы над проектом.
Вот несколько подсказок, которые позволят поддерживать хорошие отношения с заказчиком и спонсором проекта:
• регулярно информируйте их о результатах, достигнутых при работе над проектом, и о любых ожидаемых изменениях в проекте. Это убедит их, что вы справляетесь с проектом, и снизит вероятность их вмешательства в управление проектом;
• сообщайте им о возникающих проблемах сразу же. Не допускайте, чтобы они узнали о проблемах от кого-то, кроме вас;
• требуйте у них информацию, которой они располагают;
• если возможно, включите заказчика в состав команды;
• напоминайте им об ответственности за взятые обязательства. При необходимости включайте их обязательства в график, чтобы эти работы были на виду и можно было проследить их взаимосвязи с другими работами;
• будьте честны;
предоставляйте спонсору и заказчику объективную информацию в таком объеме, чтобы они могли принимать решения осознанно.
• если вы просите у них помощи, сделайте ситуацию предельно ясной для них. Определите ваши требования достаточно четко, чтобы избежать любой возможной двусмысленности. Получить не ту помощь, о которой вы просили, — это все равно что потерять козырь в карточной игре;
• предлагайте им различные варианты решений, но не принимайте решения за них.
В конце обзорного собрания с заказчиком или спонсором проекта уточните, удовлетворены ли они и не возникли ли у них какие-нибудь вопросы. Эти вопросы могут помочь вам раскрыть то, чего еще не заметила команда, а также выявить проблемы, пока они еще не стали слишком значительными. Возможно, это будут вопросы, возникшие в результате недопонимания ситуации. В таком случае необходимо сразу разъяснить все неясные моменты.
Наконец, не забывайте поблагодарить их за оказанную поддержку.