Проект создается для того, чтобы удовлетворить потребности заказчика. Заказчик проекта — это получатель основного результата проекта, называемого конечным продуктом. Чтобы убедиться в том, что конечный продукт удовлетворит заказчика, последний должен изложить проектной команде свои запросы и требования к продукту.
По отношению к организации заказчик может быть внутренним и внешним. Большинство проектов разрабатываются для внутренних заказчиков (заказчиков внутри организации), хотя конечный продукт проекта в конце концов может быть передан или продан внешнему заказчику.
Предположим, что вы работали над проектом по разработке нового детского кардиомонитора — аппарата для непрерывного наблюдения за состоянием сердечной деятельности. Заказчиком проекта, возможно, будет ваш маркетинговый отдел, так как в его обязанности входит продажа прибора конечным покупателям — больницам. Пациентов, подключенных к такому прибору, можно считать конечными пользователями кардиомонитора. (Конечный пользователь — это непосредственный потребитель продукции.)
Большинство проектов выполняется для внутренних заказчиков, которые затем удовлетворяют нужды потребителей и конечных пользователей вне организации. Однако некоторые проекты разрабатываются специально для внешнего заказчика. В таких случаях заказчик обычно прямо платит за готовый продукт. Примером такого проекта может служить программное обеспечение, разработанное консалтинговой фирмой для внешнего заказчика. Внешний заказчик будет оплачивать работу исходя либо из временных и материальных затрат исполнителя, либо из фиксированной платы за проект.
Вне зависимости от того, является ли заказчик внешним или внутренним, во время работы над проектом он выполняет приблизительно одинаковые функции:
• ясно описывает проектной команде свои потребности и запросы;
• анализирует и утверждает программу проекта;
• при необходимости участвует в работе проектной команды;
• информирует лидера проекта о любых изменениях во внешних условиях, которые могут повлиять на конечный продукт;
• утверждает изменения в проекте, если они требуются для его успешного воплощения;
• анализирует отчеты о ходе работ по проекту;
• поддерживает постоянную обратную связь с лидером проекта;
• оценивает готовую продукцию и весь процесс воплощения проекта.
Внутренние заказчики часто выполняют и дополнительные функции:
• анализ и утверждение проектного плана в целом (внешние заказчики обычно ограничиваются только теми разделами плана, которые связаны с объемом работ);
• анализ итогового отчета о состоянии работ.
Если вы имеете дело с проектом, предназначенным для внешнего заказчика, то вам жизненно необходимо иметь внутреннего спонсора для работы над проектом. Работа внутреннего спонсора будет заключаться в согласовании потребностей внешнего заказчика и собственной организации. Если же проект разрабатывается для внутреннего заказчика, то последний может взять на себя и роль спонсора.