Информационное обеспечение управленческой деятельности особенно такого сложного процесса как разработка и принятие управленческого решения базируется на эффективном применении современных информационных технологий.
Информационная технология управления – это технология создания информационного ресурса и обеспечения коммуникативных возможностей для реализации процесса управления.Информационные ресурсы – это сведения, идеи, знания в формализованном виде, имеющие потенциальную ценность для использования и являющиеся, наряду с другими видами ресурсов (материальных, человеческих финансовых), важнейшим элементом экономики и управления. В этой связи под информацией понимается «полезная» часть всей совокупности сведений об объектах и процессах управления, необходимая для принятия управленческих решений, выявления изменений в системах, обобщения опыта, прироста знаний [42].
Применение информационных технологий существенно сокращает операционные расходы, длительность производственных циклов, повышает обоснованность принимаемых управленческих решений.
По оценкам экспертов внедрение современных информационных технологий приводит к [61]:
§ снижению транспортно-заготовительных расходов на 60%;
§ сокращению производственного цикла по заказным изделиям на 50%;
§ сокращению количества задержек с отгрузкой готовой продукции на 45%;
§ уменьшению уровня неснижаемых остатков на складах на 40%;
§ снижению производственного брака на 35%;
§ уменьшению административно-управленческих расходов на 30%;
§ сокращению производственного цикла по базовым изделиям на 30%;
§ уменьшению складских площадей на 25%;
§ увеличению оборачиваемости средств в расчётах на 30%;
§ увеличению оборачиваемости ТМЗ на 65%;
§ увеличению количества поставок точно в срок на 80%.
Информационные технологии в управлении,можно классифицировать по следующим признакам [42]:
по типу выполняемых задач:
Ø управленческие технологии, предназначенные для аналитическойработы с информацией –аналитические управленческие технологии (OLAP, On-LineAnalyticalProcessing). На их базе разрабатываются системы, предназначенные для обеспечения аналитической деятельности (экономического, финансового и других видов) и поддержки принятия решений (DSS, DecisionSystems). От качества информации в таких системах часто зависит экономическое и финансовое положение организации. В системах, использующих аналитические информационные технологии управления, основное внимание уделяется гибкости доступа и манипулирования информацией;
Системы, использующие аналитические информационные технологии управления, базируются на принципах оперативной аналитической обработки данных OLAP, сформулированных Эдгаром Коддом:
1) многомерные концептуальные представления: данные для пользователя должны быть представлены в многомерной парадигме;
2) прозрачность: пользователь не обязан знать, что он использует базу данных OLAP;
3) доступность: для поддержки запросов программное средство должно выбирать самый лучший источник данных;
4) согласованная производительность отчетов: производительность должна быть одинаковой, независимо от числа используемых измерений.
5) архитектура клиент/сервер: программные средства должны работать в архитектуре клиент/сервер;
6) равноправность измерений: все измерения должны быть равноправными; не может быть «крена» в сторону какого-то одного измерения;
7) динамическая обработка разреженных данных: нулевые (null) значения должны храниться эффективно;
8) поддержка многих пользователей: программные средства должны поддерживать более одного пользователя;
9) отсутствие ограничений на операции с разными измерениями: правила агрегации единообразно и согласованно применяются ко всем измерениям;
10) простота манипулирования данными: пользовательские представления данных должны содержать все необходимое для того, чтобы пользователю не приходилось прибегать к использованию меню и других сложных элементов интерфейса;
11) гибкая система отчетности: пользователи должны иметь возможность представлять данные в любой удобной для них форме;
12) неограниченное число измерений и уровней агрегации: модель не должна иметь ограничений на число измерений и уровней агрегации.
Ø управленческие технологии оперативной обработки транзакций (OLTP, On-LineTransactionProcessing). С их помощью решаются задачи управления банковскими счетами, учета материальных ценностей, разрабатываются информационно-поисковые системы и т.д. Большим недостатком традиционных управленческих технологий оперативной обработки транзакций является сложность анализа информации и генерирования отчетов из-за рассредоточенности сведений по различным источникам и вероятного снижения производительности систем, что не всегда позволяет лицам, принимающим решения, получать информацию «точно вовремя».
по времени реакции системы управления – выделяют, в частности, информационные технологии, предназначенные для управления в реальном масштабе времени процессами (real-timeprocessing) и информационными ресурсами при заранее (на этапе проектирования) сформулированных требованиях к максимальному времени реакции системы. На базе таких технологий строятся системы управления (real-timesystem) спутниковыми, ракетными системами, атомными станциями, технологическими процессами и т.д.;
В отдельныхслучаях системы управления могут включать в себя все перечисленные виды информационных технологий, например, банковские информационные технологии управления могут включать в себя технологию обработки транзакций для обработки кредитных карточек в реальном масштабе времени и аналитическую технологию для прогнозирования курсов акций, а управление атомными станциями может использовать технологию обработки транзакций для бухгалтерской и/или кадровой подсистем системы управления организации.
по виду обрабатываемой информации:
- обработки данных – системы управления базами данных, табличные процессоры, алгоритмические языки, информационные хранилища (datawarehouse);
- обработки текстов – текстовые процессоры, гипертекст;
- обработки графики – графические процессоры;
- обработки знаний – экспертные системы, нейрокомпьютеры.
по уровню системы управления: информационные технологии управления на макроуровне, на уровне организаций, информационные технологии управления проектами;
по уровню иерархии управления: информационные системы должны поддерживать все уровни иерархии управления в организации (корпорации) в соответствии с ее стратегической пирамидой [42]: корпоративный уровень (уровень компании и всех сфер ее деятельности); уровень одноотраслевой организации; функциональный уровень (для каждого функционального направления определенной сферы деятельности); операционный уровень (для основных структурных единиц внутри функциональных направлений);
по объектам управления: информационные технологии управления потоками (финансовыми и материальными); информационные технологии управления ресурсами;
по сфере функционирования объекта управления: промышленность, транспорт, финансы, образование и т.п.
Внедрение современных информационных технологий возможно осуществить на базе различных идеологических подходов к управлению изменениями: организационное развитие, реинжиниринг, интегрированный подход, институциональный подход. В рамках организационного развития объектом изменений является вся организация, целью изменений – увеличение организационной эффективности на основе развития персонала путем управления поведением человека.
В рамках реинжиниринга объектом изменений является система бизнес-процессов (процессный подход), целью изменений – радикальное улучшение основных показателей деятельности организации (например, уровень издержек) через анализ и радикальное перепроектирование существующих бизнес-процессов, в том числе и с использованием современных информационных технологий. Реинжиниринг как вид деятельности требует выполнения специального проекта и формирования группы специалистов, в которую могут входить как сотрудники компании, так и приглашенные консультанты. Задачи, которые приходится решать в ходе реинжиниринга, обычно характеризуются высокой степенью сложности и большой ответственностью. Как правило, в проведении реинжиниринга участвуют специалисты в области реконструируемого бизнеса и разработчики информационных систем. Методология реинжиниринга бизнес-процессов базируется на объектно-ориентированном моделировании. Его использование позволяет описывать как данные о сущностях, так и их поведение. Кроме того, он обеспечивает создание прозрачных, легко модифицируемых моделей бизнеса и информационных систем, допускающих повторное использование отдельных компонентов [42].
Одновременно достоинством и существенным недостатком реинжиниринга является формализация бизнес-процессов, предполагающая полное обезличивание персонала, т.е. абсолютное игнорирование индивидуальных особенностей, что может крайне негативно сказаться на эффективности деятельности персонала. Решением по ликвидации данного недостатка явилось объединение метода организационного развития и метода реинжиниринга, новый метод –интегрированный подход к управлению изменениями или биореинжиниринг.