Слово «контроль» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления. Значение контроля в менеджменте уже не соответствует слову “проверка”; оно эволюционирует и уже практически вплотную приблизилось к понятию “регулирование”. Это процесс, с помощью которого менеджеры убеждаются в том, что ресурсы поступают и используются эффективно и результативно для достижения целей, поставленных перед организацией, т.е. это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. В управленческом цикле контроль выполняет роль обратной связи.
Основные причины необходимости контроля: неопределенность, предупреждение возникновения кризисных ситуаций, поддержание успеха.
Неопределенность. Планы и организационные структуры — это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству организации. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации.
Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Поддержание успеха. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации.
Человеческий аспект контроля. Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.
Различают входной, текущий и итоговый виды контроля. Предварительный контроль – это превентивные меры до начала фактической деятельности или процесса, позволяющие предотвратить возникновение проблем в будущем путем реализации определенных правил, процедур и линий поведения. Текущий контроль – это мониторинг соблюдения принятых стандартов в процессе выполнения работы путем регулярной проверки со стороны руководства деятельности подчиненных, обсуждения проблем и предложений по усовершенствованию. Заключительный контроль – это(обратная связь после того, как работа выполнена путем анализа информации о возникших проблемах, формулирования выводов о будущих действиях и реализации мотивационных программ
В ходе текущего контроля опытные менеджеры нередко переходят к управлению по отклонениям, поскольку постоянный, тотальный контроль может демотивировать сотрудника. При этом сотрудник получает большую свободу, а руководитель следит за тем, чтобы процесс не вышел за определённые установленные стандарты и нормативы.