• точные и полные планы;
• развитый бухгалтерский, финансовый и управленческий учет;
• отлаженная информационная система;
• организационная структура с четко определенной ответственностью руководителей, подразделений, работников.
Рекомендации науки об организационном поведении для руководителей по проведению эффективного контроля работы подчинённых:
· устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
· устанавливайте двустороннее общение;
· избегайте чрезмерного контроля. избыточная формальная отчетность съедает время и подчиненных и руководителей;
· устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.
· вознаграждайте за достижение стандарта.
Задание 1. Проанализируйте ситуации «Понимающий руководитель» и «Контроль - основа управления». Ответьте на предложенные вопросы.
Кейс №1. "Не люблю, когда меня контролируют! Поэтому и сама избегаю контроля в управлении! Зачем контролировать взрослых людей, профессионалов, которые великолепно знают и выполняют свое дело? Контроль - это вчерашний день, сегодня главные приоритеты управления - полное доверие и сотрудничество!" - так охарактеризовала свое отношение к контролю Анна Вячеславовна, заведующая ДОУ № 23.
Контроль в этом детском саду редкий гость. Большинство воспитателей с трудом смогли вспомнить, когда руководитель последний раз интересовался ходом и результатами их работы. Педагоги отмечают, что иногда Анна Вячеславовна вскользь поинтересуется, как работается, может быть, затянет на минутку в группу, но специально организованных проверок она никогда не проводит.
Поначалу такое положение дел радовало воспитателей. Ситуация полного доверия, никакого надзора за деятельностью! Но сегодня часть педагогов говорят о том, что реализация контроля необходима для осуществления образовательного процесса в ДОУ. Они мотивируют это тем, что некоторые воспитатели не реализуют полностью программное содержание, часто сокращают время проведения прогулок и т.д. Хотя другая часть педагогического коллектива активно поддерживает взгляды заведующей на то, что контроль - это пережиток прошлого.
Кейс №2. Заведующая дошкольным образовательным учреждением № 34 Маргарита Ивановна считает, что контроль - это начало начал в управлении. "Что такое управление? Правильно, это постоянный, всеобъемлющий контроль. Как отказаться от контроля современному руководителю? Ведь он и основа для планирования, исходя из его результатов, можно определить, кого вознаградить за работу, а кого наказать, - размышляла заведующая. Контроль - это и средство борьбы с некомпетентностью педагогов. Вот у меня по результатам контроля не один педагог уже был уволен. Мне сразу видно, кто не хочет и не умеет работать!"
Отводя большое место реализации данной функции, Маргарита Ивановна каждый день осуществляет контроль работы педагогов. Так, утро каждого понедельника в саду начинается с проведения рабочего совещания, где педагоги отчитываются в готовности к работе на этой неделе, предоставляют на утверждение конспекты всех последующих занятий и мероприятий с детьми. Вторник и среду заведующая посвящает посещению групп и анализу образовательного процесса. По четвергам Маргарита Ивановна проводит "экзамен", выявляя уровень профессиональной компетентности педагогов. Пятница - это день подведения итогов работы за неделю на очередном рабочем совещании. Маргарита Ивановна довольна своей "системой всеобъемлющего контроля".
Вот только педагоги с усталостью и обреченностью говорят о том, что устали от формальных многочасовых совещаний, на которых только констатируются их промахи, неудачи, затруднения и отсутствуют реальные предложения по совершенствованию работы. Воспитатели отмечают, что вторник и среда - это "черные дни" календаря, поскольку после посещения Маргаритой Ивановной групп и ее сокрушительного анализа занятий хочется уволиться (многие так и поступили). Но "лидером контроля" является экзамен, который проводится по четвергам. Это любимое нововведение Маргариты Ивановны. Она разрабатывает экзаменационные вопросы по педагогике и психологии, ставит оценки воспитателям, задает домашние задания, на выполнение которых требуется потратить все выходные. На вопрос "Что такое контроль?" большинство педагогов данного детского сада отвечают, что это - стресс, усталость, ненужные затраты времени и сил.
1. Проанализируйте подходы к проведению контроля в ДОУ № 23 и № 34.
2. Приведите аргументы в поддержку предложенных подходов к осуществлению контроля
3. Определите, каковы недостатки просмотренных вариантов осуществления контроля.
4. Предложите мероприятия по оптимизации представленных процедур контроля.
5. Используя материалы ситуации, докажите, что контроль может являться как фактором вызывающим стресс, процедурой, которая ограничивает свободу творчества, так и фактором, мотивирующим к работе сотрудников ДОУ.
Задание 2. Проанализируйте ситуацию «Сельские финансы» и ответьте на предложенные вопросы.
Крупная сельскохозяйственная компания ведет бизнес по ряду основных и нескольким вспомогательным направлениям. К основным можно отнести растениеводство, продуктивное молочное животноводство и племенное коневодство. Для своего региона оборот и количество расчетов у компании велики. У агробизнеса возникла проблема правильной регламентации исполнения расчетов.
Расчеты должны производиться в строгом соответствии с утвержденными параметрами БДДС. В рамках статичной управленческой структуры становление на предприятии бюджетирования и «правильного» управленческого учета не было бы большой проблемой. Весь вопрос в организации и технологии. Однако компания находится на этапе инвестирования, поскольку сразу по нескольким направлениям деятельности проводится существенное перевооружение действующих производств. В рамках этого перевооружения у предприятия есть ряд платежей, не отраженных в начале года в бюджете, причем часть из них – безотлагательные.
Кроме того, компания проводит активную экспансию – расширяются посевные площади в рамках материнской компании. Параллельно формируется холдинговая структура путем приобретения доминирующего участия в соседних действующих сельскохозяйственных предприятий. Эти бизнесы полностью зависят в принятии решений по направлению денежных потоков от головной компании.
1.Каковы основные проблемы компания, требующие изменения системы контроля?
2.Как правильно построить платежный календарь предприятия, имеющего дочерние юридические лица, в привязке к согласительным процедурам, требующимся в соответствии с технологией контроля исполнения бюджета компании?
Задание 3. Разработайте количественные стандарты, необходимые для осуществления контроля в следующих областях деятельности предприятия:
- качество работы обслуживающего персонала с клиентами;
- формирование приверженности работников компании;
- научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки новой продукции.
Контрольные вопросы
1. Функция контроля и ее значение в управленческом цикле
2. Виды контроля
3. Этапы процесса контроля
4. Характеристики и условия эффективного контроля