Секретарь общества решает все вопросы, связанные с подготовкой и проведением заседаний совета директоров. Хотя за проведение заседаний совета директоров в конечном счете отвечает его председатель, на секретаря общества возлагается решение всех организационных и административных вопросов, таких как:
· помощь председателю совета директоров в подготовке повестки дня заседания совета директоров;
· подготовка презентаций по обсуждаемым процедурным и сущностным вопросам;
· подготовка типовых информационных отчетов для обсуждения на совете директоров.
· Кроме того, рекомендуется, чтобы секретарь общества извещал о заседаниях совета директоров всех его членов и при этом:
· направлял (вручал) членам совета директоров бюллетени для голосования;
· собирал заполненные бюллетени и письменные мнения членов совета директоров, отсутствовавших на заседании;
· передавал бюллетени и письменные мнения председателю совета директоров.
Кроме того, секретарь общества должен обеспечивать соблюдение установленной процедуры проведения заседаний совета директоров. Рекомендуется, чтобы секретарь общества вел протоколы заседаний совета директоров.
Секретарь совета директоров должен проводить брифинги для вновь избранных членов совета директоров, чтобы ознакомить их:
· с правилами деятельности совета директоров и иных органов общества;
· с организационной структурой и должностными лицами общества;
· с внутренними документами;
· с решениями общего собрания акционеров и совета директоров;
а также предоставить им полную информацию, имеющую значение для надлежащего выполнения членами совета директоров их обязанностей.