Унифицированная система документации и организация документопотока

Основным носителем информации при этом является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем:

• организационно-распорядительные;

• специальные.

Организационно-распорядительная документация - это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность.

Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.

Применение автоматизированных систем обработки обусловил необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации.

Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил оформления на основе применения средств вычислительной техники.

Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваиваивается в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой деятельности — ОКУД код, который располагается в верхней правой части документа. Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры образцы.

Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рис.3.1).

Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.).

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно в каком виде эти данные выведены машиной — форма представления результатной информации.

Рис. 3.1. Пример построения документа табличной формы

 

Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования:

· состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления;

· особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению;

· сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос;

· машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть.

Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Выделяют внутренние и внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие.

Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи.

Потоки информации, циркулирующие oт управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей).

Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются oт управляемой системы к управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы.

Для создания благоприятного общественного мнения на предприятии создаются специальные отделы по связи с общественностью (пабликрилейшнз), которые распространяют необходимую для этого информацию.

Движение документов - создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив — должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия — его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

Для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

· Программа «1C: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:

o разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями,

o формализовать жизненные циклы документов,

o установить маршрутные схемы прохождения документов,

o контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков,

o обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте,

o автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов,

o отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их.

· Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

· В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной форме.

· Система автоматизации документооборота «Документ-2000» ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.