Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией, т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации, и если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.
Проблемы коммуникации, коммуникативных связей всегда были достаточно актуальны. Еще Аристотель считал, что способность вступать в общение (коммуникацию) отличает человека от «недоразвитых в нравственном смысле существ».
Коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто.
На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем именно коммуникации составляют сейчас одну из наиболее сложных проблем в менеджменте и являются еще недостаточно отработанными.
Термин «коммуникация» происходит от латинского слова communicatio – делаю общим, связываю. Этот термин появился в научной литературе в начале ХХ века, и в настоящее время он имеет, по крайней мере, три интерпретации:
· средство связи любых объектов материального и духовного мира;
· общение как передача информации от человека к человеку;
· передача и обмен информацией в обществе с целью воздействия на него.
Коммуникация – это универсальная и одна из основных характеристик человеческого общения, так и деятельности любых организаций. Коммуникация безостановочна и безгранична, без нее не обходится ни один акт человеческого взаимодействия.
Суть коммуникации - обмен информацией, знаниями, образами, эмоциями, интеллектуальной собственностью.
Коммуникации являются основным и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности.
Представляется вполне правомерным вывод о том, что эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. По данным американских исследователей, успех руководителя в условиях рынка на 85% определяется его коммуникативными качествами и лишь на 15% - профессиональными знаниями.
Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:
· руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации (по данным экспертов около 75-95% времени), поэтому они заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
· коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организационной эффективности;
· мастерство коммуникации необходимо также для выражения действенности авторитета и воли руководителя.
Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля.
Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.
Выделяют следующие функции коммуникаций:
· Информационная – проявляется в циркуляции информации и упорядочении информационных потоков;
· Интегративная – выражается в обеспечении связи между различными видами человеческой деятельности;
· Дестабилизирующая – направлена на создание напряженности и конфликтности обществе;
· Культурологическая – проявляется в обеспечении преемственности развития материальной и духовной культуры, трансляции накопленного опыта;
· Экспрессивная – возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний;
· Контактная – установление и поддержание коммуникативного контакта;
· Регулятивная – социализация и воспитание, социальный контроль, внедрение социальных норм.
Необходимо отметить, что многие из этих функций взаимосвязаны. Так, например, интеграция в обществе немыслима без социального наследования, которое, в свою очередь, может быть действенным лишь при условии его упорядоченности, определенной организации, что во многом обеспечивается системой социальной коммуникации.
Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, помимо управленческих функций (планирование, организация, мотивация и контроль). Т.к. обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, то коммуникации называют связующим процессом. Поэтому одна из главных сфер возникновения проблем в организациях - неэффективные коммуникации.
Опросы показали, что 73% американских, 63% английских , 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией – неэффективным. Считается, что лишь 50% попыток обмена информацией приводит к согласию общающихся. Если у людей нет возможности обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Поэтому основная цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание передаваемой информации.
Коммуникация – это процесс социального взаимодействия и обмена сообщениями, информацией между двумя и более людьми.
Коммуникации осуществляются в процессе общения как обмен специальными знаковыми образованиями (сообщениями) в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.