2.6.1 Значение и содержание функций контроля и регулирования
2.6.2 Виды и формы контроля и регулирования
2.6.3 Процесс контроля и регулирования
2.6.4 Стратегический контроль и координация деятельности организации и оперативно - тактический контроль и коррекция
2.6.1 Значение и содержание функций контроля и регулирования
Цель функций контроля и регулирования – обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.
Трактовка понятия «контроль в управлении» или (что одно и тоже) контроля как функции управления представлена в нескольких аспектах.
1 Контроль – это властное целенаправленное воздействие одних людей на поведение других для того, чтобы убедиться в правильности чего-либо.
2 Контроль – это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными параметрами.
3 Контроль – это процесс, при помощи которого субъект управления определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.
4 Контроль – важная составляющая управленческого воздействия (сознательного, продуманного, преднамеренного и зафиксированного в соответствующих правовых и других нормативных управлениях, обязательных для исполнения) на людей через специально созданные структуры, институты.
5 Контроль – неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений.
6 Контроль и оперативное информирование (по принципу обратной связи) – составная часть управленческой деятельности, которая помогает исполнять управленческие решения.
Контроль – постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.
Контроль – функция комплексная, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.
Задачи контроля:
- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
- прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Регулирование - процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).
Задача регулирования– актуализация (обновление) плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.
Функция«контроль»переходит в функцию«регулирование»в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.
Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.
По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
2.6.2 Виды и формы контроля и регулирования
Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности, представленной в таблице 16.
Таблица 16 – Виды контроля
| Виды контроля | |
| Время осуществления | Предварительный |
| Текущий | |
| Заключительный | |
| Цели контроля | Стратегический |
| Оперативный | |
| Предмет контроля | Финансовый |
| Административный | |
| Содержание контроля | Время / объем |
| Стоимость | |
| Ресурсы | |
| Качество | |
| Масштабы контроля | Полный |
| Выборочный |
Эффективная система контроля характеризуется:
- стратегической направленностью;
- ориентацией на результаты;
- соответствием контролируемому виду деятельности;
- своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
- экономичностью и простотой.
Характеристика основных видов контрольной деятельности представлена в таблице 17.
Таблица 17- Характеристика основных видов контрольной деятельности
| Вид контроля | Содержание |
| Предварительный | Проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. |
Продолжение таблицы 17
| Текущий | Осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий). Назначение – современное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме, нужного качества и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. |
| Заключительный | Осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения. |
| Стратегический | Предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития организации. Объектами выступают жизненно важные аспекты политики организации: маркетинг, научно- технические прогнозы, продуктово-тематический портфель. |
| Оперативный | Нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Объектами выступают тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, связанные с деятельностью затраты предприятия. |
| Финансовый | Ориентирован на конечные экономические результаты деятельности организации и проводится на разных уровнях управления в соответствии с принятой организационной структурой. Объектами являются такие показатели, как прибыль, издержки, объемы производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспеченность финансовыми средствами и финансовое состояние организации (платежеспособность и ликвидность). |
| Административный | Распространяется на процессы деятельности и управления ими, имеет иерархическую структуру. Объекты контроля: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы и всех видов планов организации. |
| Полный | Строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре. |
| Выборочный | Организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдения нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т.п. |
По форме осуществления контроль может быть:
- внутренний - система контроля организуется предприятием самостоятельно;
- внешний – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов управления и т.п.
В зависимости от содержания проблемы (выявленного отклонения) и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:
1) реактивное регулирование – проводится, когда не достигнуты стандарты; направлено на сглаживание отклонений от стандартов;
2) упреждающее регулирование – предполагает рассмотрение проблемы как потенциальной возможности; направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.
2.6.3 Процесс контроля и регулирования
В процессе контроля и регулирования выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер:
- выработка стандартов и критериев;
- сопоставление фактических результатов с ожидаемыми;
- принятие корректирующих мер.
Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех вариантов поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы; пересмотреть стандарты.
2.6.4 Стратегический контроль и координация деятельности организации и оперативно - тактический контроль и коррекция
Контроль деловой активности организации – это информационно-исследовательский процесс, имеющий целями определение соответствия деловой активности организации искомым параметрам эффективности и при необходимости выработку политики коррекционного воздействия.
Стратегический контроль направлен на выяснение того, приведет ли реализация стратегии к достижению поставленной цели.
Основой информации для осуществления такого контроля является первичная документация.
Первичная документация – это документ, в котором зафиксирована информация об отдельных факторах, объектах и лицах, связанных с деловой активностью организации.
Сводный аналитико-синтетический документ – он содержит обобщенную информацию о деловой активности объекта. К ним принадлежит: аналитико-докладные записки, отчеты, акты экспертиз, акты контрольно-ревизионных мероприятий.
Требования к системе контроля информации:
- Информацию должны получать своевременно, чтобы можно легко производиться корректировка статей.
- Информация должна содержать достоверные, правильные данные.
- На информации должна проставляться дата. Своевременность представления и учета информации.
Параметры эффективности деловой активности организации – это показатели характеризующие соотношение результатов деятельности организации в определенной сфере за конкретный период времени и объемов ресурсных затрат, используемых для данных результатов.
Система стратегического контроля включает в себя 4 основных элемента:
а) установление тех показателей, по которым будет проводиться оценка реализации стратегии:
- показатель эффективности;
- показатель использования человеческих ресурсов;
- показатели, характеризующие состояние внешней среды.
б) создание системы измерения и отслеживание состояние параметров контроля.
К построению систем измерения и отслеживания используют 4 подхода.
1 На основе рыночных показателей.
2 Основан на измерение и отслеживании результатов деятельности подразделения.
3 Бюрократический, при нем подробно описываются операции, процедуры и контролируется их выполнение.
4 Базируется на установлении норм отношений и системы ценностей в организации.
в) сравнение реального состояния с желаемым.
- факт получения лучше желаемого;
- факт получения на уровне желаемого;
- факт получения хуже желаемого.
г) оценка результата сравнения и принятия решения по корректировке.
Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. В частности соблюдение последовательности операций, норм времени, качество труда, загрузка оборудования, соблюдение общего графика работы и т.д.
Процедура оперативно-тактического контроля складывается из 3-х основных этапов.
1 Выработка стандартов и критериев.
2 Сопоставление с ними реальных результатов.
3 Принятие необходимых корректирующих воздействий.
1 этап.
Стандарты и критерии – это конкретные цели, процесс в отношении которых поддается измерению.
2 этап.
Состоит в сопоставлении достигнутых результатов с установленными стандартами.
3 этап.
Корректирующие действия:
- ничего не предпринимать
- устранять отклонения
- пересмотреть стандарты
Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Стандарты могут оказаться нереальными т.к. они основываются на планах, а планы - лишь желаемое будущее.