Чтобы правильно определить проблему, необходимо прежде всего дать ее верную формулировку. В теории рекомендуется придерживаться следующих правил:
- определить, что происходит не так, как надо, при этом не отмечая, почему это нас не устраивает;
- избегать слов типа «из-за», «потому что», так как они содержат намеки на решения;
- в формулировке отражать специфику данной проблемы, то есть избегать общих характеристик типа «низкая мораль», «производительность», коммуникации» и т. п.; в противном случае содержание проблемы может трактоваться слишком широко;
- указать, как часто, когда и в каких пределах происходят те отклонения, которые вызывает проблему;
- не формулировать проблему в виде вопроса, так как это предполагает, что ответ будет представлять собой решение;
- отразить в формулировке характер влияния проблемы на организацию, людей и т. п.
- показать расхождение между желаемым и действительным состоянием, которое вызывается наличием проблемы.