Групповое принятие решений имеет ряд преимуществ по сравнению с индивидуальным. Это прежде всего более полное информационное обеспечение процесса принятия решений, являющееся следствием привлечения лиц, обладающих разными знаниями в отношении решаемой проблемы. Работая вместе участники группы дополняют знания друг друга, создавая более полную картину как в описании проблемной ситуации, так и в путях ее возможного решения.
Очень важен также сам факт создания группы. Для принятия решений, имеющих жизненно важное значение для организации. Участие в работе группы повышает ответственность и мотивацию каждого ее члена, а результаты групповой работы обычно лучше воспринимаются коллективом организации по сравнению с индивидуальными решениями, Это повышает вовлеченность работающих в процесс реализации решения, которое рассматривается уже не как спущенное «сверху», а как коллективное, принятое с учетом мнения членов организации.
Групповой подход к принятию решений обеспечивает более высокую обоснованность и меньший процент ошибок, чему способствует сам механизм работы групп (взаимная корректировка решений в процессе групповой работы, создание атмосферы сотрудничества и соревновательности, взаимодействие между членами группы), а также многовариантность разработок.
Однако у группового принятия решений есть и отрицательные стороны. Это прежде всего более высокие затраты времени из-за необходимости формирования группы, ее ознакомления с проблемой и создания условий для нормального и эффективного взаимодействия членов группы. Согласование различных взглядов на проблему и пути ее решения также требует времени, дефицит которого, как правило, остро ощущается в процессе управления. Чем больше размер группы, тем больше времени уходит на координацию, а следовательно, увеличивается время выработки решения (существует мнение, что наиболее эффективно работают группы из пяти, максимум семи членов). Отрицательным фактором является и то, что групповые решения нередко принимаются под давлением большинства или людей, занимающих высокие посты в организации, а это снижает творческий потенциал остальных участников и
группы. В группе обычно отсутствует четкая ответственность за принятие окончательного решения, и именно поэтому так трудно отыскать автора неверного решения при его коллективной разработке.
Выбор группового или индивидуального подхода к принятию решений зависит от ситуации и возможностей формирования многофункциональных групп, члены которых совместно разрабатывают проблемы.
В зависимости от степени участия персонала организации в процессе принятия решений выделяют пять подходов:
- решение принимается индивидуально на основе знаний и информации, доступной для лица, принимающего решение;
- решение принимается индивидуально на основе информации, полученной от подчиненных;
- решение принимается индивидуально после персональных консультаций с подчиненными и заслушивания их советов и предложений по поводу проблемы;
- решение принимается индивидуально после консультации с группой сотрудников (подчиненных), которые предлагают разные варианты решений.
- решение принимается коллективно на основе парсипативного участия каждого члена группы в обсуждении, при этом ответственность принимает на себя руководитель.
2.8.3 Методы подготовки и оптимизации управленческих решений и особенности методов коллективного решения проблем
Основные методы подготовки и оптимизации управленческих решений:
а) методы постановки проблем – обеспечивают их достоверное и наиболее полное описание. Набор методов зависит от характера и содержания проблемы, сроков и средств, которые выделяются на этапе постановке:
- методы сбора, хранения, обработки и анализа информации;
- метод фиксации важнейших событий;
- метод факторного анализа;
- метод сравнения;
- метод моделирования
б) методы разработки вариантов решений:
- методы сбора информации (в отличие от первого этапа, на котором осуществляется поиск ответов на вопросы типа «Что произошло?» и»По каким причинам?», здесь уясняют, «Как можно решить проблему, с помощью каких управленческих действий?»);
- использование творческого потенциала, знаний и умений менеджеров и специалистов для разработки вариантов решений;
- при групповой работе раскрытию творческих способностей и неординарного мышления способствуют метод номинальной групповой техники, метод Дельфы и метод мозговой атаки.
в) методы выбора решения:
- для хорошо структурированных решений, где возможно использование методов количественного анализа и электронной обработки данных, часто применяют экономико-математические методы, которые позволяют использовать в качестве критерия выбора целевую функцию, которую обычно надо максимизировать или минимизировать. Такой выбор называют оптимизационным. Примерами оптимизационных критериев являются: максимум прибыли, доходов, производительности; минимум затрат, потерь от брака;
- для оценки вариантов слабо структурированных решений применяют систему взвешенных критериев. Часто используется модель, позволяющая принимать не оптимальное, а удовлетворительное решение, которое считается «достаточно хорошим», так как отвечает поставленным ограничениям и обеспечивает улучшение проблемной ситуации.
г) методы организации выполнения решения (направлены на преодоление сопротивления нововведениям, на повышение заинтересованности работников в получении запланированного результата):
- составление плана реализации, которым предусматривается система мер, обеспечивающих успешное достижение поставленных целей;
- методы прямого воздействия: приказ, распоряжение, указание;
- методы материального стимулирования;
- проведение встреч работников с руководством;
- разъяснение сути принятых решений;
- методы контроля выполнения работ, связанных с реализацией решения.
Коллективные методы решения проблем:
а) метод номинальной групповой техники (построен на принципе ограничений межличностных коммуникаций). Достоинством данной техники является то, что несмотря на совместную работу членов группы, она не ограничивает индивидуального мышления и предоставляет каждому участнику возможность обосновать свой вариант решения;
б) метод Дельфы часто используют в случаях, когда сбор группы невозможен. Более того, в соответствии с методикой членам группы не разрешается встречаться и обмениваться мнениями по поводу решаемой проблемы, обеспечивается независимость мнений. Однако затраты времени на разработку решений существенно растут;
в) метод мозговой атаки. В этом методе каждому частнику группы предоставляется право высказывать самые различные идеи по поводу вариантов решения проблемы вне зависимости от их обоснованности, осуществимости и логичности. Чем больше разных предложений, тем лучше.