Цель лекции:
- ознакомить с основной функцией управления контролем.
Задачи лекции:
- раскрыть суть контроля и его виды;
- показать этапы процесса контроля;
- объяснить влияние контроля на поведение людей;
- выделить характеристики эффективного контроля.
План:
1. Контроль как основная функция управления.
2. Этапы процесса контроля.
3. Поведенческие аспекты контроля.
4. Характеристики эффективного контроля.
5. Информационно-управляющая система.
1. Контроль как основная функция управления.
Контроль – процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, включающий установку стандартов, измерение результатов и корректировку.
Виды контроля:
1. Предварительный.
2. Текущий.
3. Заключительный.
2. Этапы процесса контроля.
Процесс контроля включает следующие этапы:
1. Установление стандартов. Стандарты – конкретные цели, поддающиеся измерению.
2. Сопоставление достигнутых результатов с запланированными стандартами. Деятельность менеджера на этом этапе заключается в следующем:
- Определение масштабов отклонений. Эффективный контроль должен быть экономным, чему соответствует применение принципа исключения (система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандарта).
- Измерение результатов.
- Передача и распространение информации.
- Оценка информации о результатах.
3. Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из следующих линий поведения:
- Ничего не предпринимать, если сравнение показывает, что цели достигаются.
- Устранить отклонения.
- Пересмотреть стандарты.
3. Поведенческие аспекты контроля.
При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль оказывает на него сильное и непосредственное влияние, как положительное, так и отрицательное. Негативное влияние:
- Выбор поведения, ориентированного на контроль. Сотрудники знают, какие методы контроля используют руководители, что руководство хочет получить при проверке, и как повлияют результаты проверки на их вознаграждения. Поэтому подчиненные делают только то, что начальство хочет увидеть при проверке.
- Предоставление неверной информации. Чрезмерный контроль может побуждать людей предоставлять неверную информацию.
Рекомендации для преодоления негативного воздействия контроля на поведение сотрудников (Ньюмен):
- устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
- устанавливать двустороннее общение;
- избегать чрезмерного контроля;
- устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;
- вознаграждать за достижение стандарта.
4. Характеристики эффективного контроля.
- стратегическая направленность;
- ориентация на результаты;
- соответствие контролируемому виду деятельности;
- своевременность;
- гибкость;
- простота;
- экономичность.
5. Информационно-управляющая система.
Для планирования и контроля необходима своевременная, конкретная и точная информация. Для того чтобы обеспечить ей руководство в процессе принятия решений, необходимо создание информационно-управляющей системы (ИУС). ИУС – формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. Этапы проектирования ИУС:
1. Анализ системы принятия решений: определение всех типов решений, учет потребностей всех уровней управления и каждой функциональной сферы.
2. Анализ информационных требований (аналогично п.1).
3. Агрегирование решений: информация группируется для определенных типов решений.
4. Проектирование процесса обработки информации: разрабатывается система сбора, хранения, передачи и модификации информации.
5. Проектирование и контроль за системой: создание системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации, позволяющей ее модифицировать.
Для повышения эффективности ИУС необходимо:
- участие пользователей в проектировании ИУС;
- обучение пользователей;
- соблюдения соотношения затраты – эффективность;
- отбор нужной информации;
- наличие обслуживающего персонала и проведение тестирования оборудования;
- возможность модернизации системы и данных.
Вывод:
1. Контроль – процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, включающий установку стандартов, измерение результатов и корректировку.
2. Руководители осуществляют следующие виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.
3. Процесс контроля включает следующие этапы: установление стандартов, сопоставление достигнутых результатов с запланированными, принятие необходимых корректирующих действий.
4. Контроль оказывает различное влияние на поведение людей.
Литература: