Привести до дії (руху) організовану систему для отримання необхідного результату можливо лише шляхом певного впливу на неї управляючого органу або особи. Необхідні певні інструменти впливу на елементи системи, щоб вона почала своє функціонування. Одним із таких інструментів є мотивація. Для того, щоб ефективно рухатися до встановленої мети, керівник повинен не тільки спланувати і організовувати роботу, але й примусити людей виконувати її.Мотивація – це процес (вид управлінської діяльності, який забезпечує процес спонукання) спонукання себе та інших працівників до діяльності для досягнення цілей організації. Психологія і соціологія розглядають спонукання як поведінкове виявлення потреб, сконцентрованих на досягненні цілей. З цього визначення можна зробити висновок, що ефективне здійснення функції мотивації потребує: усвідомлення того, що спонукає робітника до праці; розуміння того, як направити ці спонукання в русло досягнення цілей організації.
У процесі історичного розвитку мотивація як економічна категорія пройшла два етапи: застосування політики «батога та пряника»; використання методів психології і фізіології (згідно з доктринами З.Фрейда, Е.Мейо, М.Туган-Барановського та ін.).
Мотивація ґрунтується на двох категоріях: потреби – відчуття фізіологічної або психологічної нестачі чого-небудь і винагороді – те, що людина вважає цінним для себе.
Потреба – це особливий стан психіки індивіда, усвідомлена ним незадоволеність, відчуття нестачі чогось, відображення невідповідності між внутрішнім станом і зовнішніми умовами. При цьому потреби класифікують на первинні та вторинні. Первинні потреби за своєю суттю є фізіологічними (потреби в їжі, сні тощо). Вторинні потреби носять соціально-психологічний характер (потреба в повазі, владі, визнанні заслуг тощо. Первинні потреби закладені в людині генетично, а вторинні - є результатом її соціальної життєдіяльності. Потреби неможливо безпосередньо спостерігати або виміряти. Про їх існування можна судити лише за поведінкою людей.
Потреба, що відчувається людиною, викликає у неї стан спрямованості здійснити конкретну дію (дії), направлену на задоволення цієї потреби. Цей процес і являє собою спонукання. Іншими словами, спонукання– це потреба, усвідомлена з точки зору конкретних цілеспрямованих дій. При цьому цілі розглядаються як спосіб задоволення потреби. Коли людина досягає поставленої мети, її потреба може бути: задоволена; частково задоволена; незадоволена. Ступінь задоволення потреби впливає на спонукання (чи мотиви) поведінки людини в майбутньому (див. додат. Г 1).
Потреби викликають у людини бажання (прагнення) до їх задоволення. Тому сутність мотивації зводиться до створення умов, які дозволяють робітникам відчувати, що вони можуть задовольнити свої потреби такою поведінкою, яка забезпечує досягнення цілей організації.
Інструментом спонукання людей до ефективної діяльності є винагорода. В теорії менеджменту під винагородою розуміється широкий спектр конкретних засобів, що базуються на системі цінностей людини. При цьому розрізняють два типи винагороди: внутрішня – її дає сама робота, її результативність, змістовність, значимість тощо; зовнішня – її робітник отримує від організації (зарплата, просування по службі, грейди (рівень цінності співробітника для компанії), пільги, привілеї (соціальний пакет), тощо).
Протягом історії менеджменту сформувалися достатньо обґрунтовані теорії мотивації, покладені в основу прикладних механізмів мотивування працівників. Їх поділяють на дві групи: теорії, які відображають зміст потреб (змістовні); теорії, які відображають процес винагородження (процесійні).