Існує багато факторів, що перешкоджають здійсненню ефективної комунікації, основними з яких є:
1. Фільтрація. Коли робітник говорить те, що хоче чути його керівник, тобто він фільтрує інформацію. Фільтрація є функцією: а) конфлікту між сферами компетенції; б) конфлікту інтересів і потреб відправника; в) висоти структури організації (чим вище рівень управління, тим більше умов для фільтрації); г) досвід, який склався при попередніх негативних комунікаціях.
2. Вибіркове сприйняття. Отримувач сприймає краще ту інформацію, яка відповідає його потребам, мотивації, досвіду та іншим особистим характеристикам. Інтерес отримувача до інформації визначається його очікуваннями та визначає характер декодування інформації.
3. Семантичні бар’єри. Однакові слова мають різне значення для різних людей. Вік, освіта, культурне середовище – три найбільш важливих змінних, які впливають на зміст та значення слів, що використовуються.
4. Поганий зворотний зв’язок.
5. Культурні відмінності між відправником і отримувачем у процесі обміну інформацією (візитки японців, посмішки американців).
6. Інформаційні перевантаження. Вони є об’єктивним слідством неможливості ефективно реагувати на всю інформацію.
Причини неефективних комунікацій: недостатнє розуміння керівниками важливості комунікацій; несприятливий психологічний клімат у колективі; особистісні характеристики – до думки оточуючих; неповнота інформації, яка сприймається; погана структура повідомлень; відсутність зв’язку.
Для підвищення ефективності комунікації менеджер повинен вирішити дві проблеми: він повинен удосконалити свої повідомлення; він повинен удосконалювати механізм розуміння того, що інші намагаються передати йому в процесі комунікації.