Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68, которая содержит общие требования к функционированию служб делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. Положения данной инструкции могут применяться в целях осуществления делопроизводства в других органах власти, а также на предприятиях с учетом специфики их деятельности при разработке соответствующих внутренних ОРД (инструкций по ДП (ДОУ)
Утвержденная Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, многие её положения можно использовать в любой организации и на её основе можно разрабатывать инструкцию конкретной организации. Она включает все вопросы организации ДП от получения документов до передачи их в архив:
Ø общие требования к составлению и оформлению документов;
Ø особенности оформления отдельных документов;
Ø правила регистрации документов;
Ø правила контроля за док;
Ø работы с номенклатурой дел;
Ø формирование дел;
Ø их оформление и т.д.
Типовая инструкция снабжена приложениями, в которых даны формы номенклатуры дел, описей и др.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 утверждена «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Названная Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организацию работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Для организации документационного обеспечения важное значение имеют положения Типовой инструкции об обязательном утверждении в каждой организации индивидуальных инструкций по делопроизводству, которые формулируются в соответствии с законодательством и названной Типовой инструкцией.
В рассматриваемой Типовой инструкции сформулированы основные положения процедур документирования и документооборота, в том числе оформление реквизитов документов, организация обработки и передачи отправляемых документов, работа исполнителей с документами, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, организация оперативного хранения документов, экспертиза ценности документов, подготовка и передача документов в архив и др.
Структура и положения Типовой инструкции используются также негосударственными организациями при подготовке своих индивидуальных инструкций по делопроизводству.
Основные правила работы архивов организации. – 2002 г. предназначены в основном для надлежащей организации деятельности архивов предприятий. Здесь рассмотрены вопросы хранения документов в ДП и в архивах организацией. Установлены требования к номенклатуре дел в организациях, правила формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дела к передаче в архив.
Основным типовым перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов. Они могут быть типовыми или ведомственными. Устанавливают сроки хранения документов. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия (типовой или ведомственный).
Типовое Положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Квалификационный справочник должностей служащих (1998 г, с изм. и доп. 1999-2002 гг.) - предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства. На основе характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделений делопроизводства. Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в т.ч. для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производные должности (н-р, не делопроизводителя а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями).
Санитарные нормы и правила Сан Пин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы» - направлены на предотвращение неблагоприятного влияния на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса при работе с ПЭВМ. В указанном документе конкретизированы требования к помещениям с ПЭВМ, их микроклимату, уровням электромагнитного излучения, шумов, вибрации и освещенности рабочих мест
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по ДОУ (1995 г.) предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах делопроизводства (ДОУ). На основе данного документа производится определение трудоемкости работ, численного и квалификационного состава соответствующих структурных подразделений. В нормативной части документа представлены данные о затратах времени на производство отдельных операций в составе работ по делопроизводству, а в Приложении – примерный расчет трудоемкости работ и численности работников соответствующей квалификации.
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов. Унификация позволяет упорядочить состав унифицированной документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных на использовании документированной информации
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2003г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава ОРД предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации по основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Метод рекомендаций освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.) предназначена для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству, других организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства предприятия.