рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления)

Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления) - Конспект Лекций, раздел Менеджмент, Рособразование   ...

Рособразование

 

ФГОУ СПО Екатеринбургский колледж транспортного строительства

Конспект лекций по ДОУ

Субботина Н.А.

«Документационное обеспечение управления»   Екатеринбург

Тема №1. Краткая характеристика современного делопроизводства

Современное делопроизводство: цель, функции и принципы. Система делопроизводства Концепции офисных технологий

Основные функции и принципы делопроизводства

Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия документированной информацией необходимого количества и содержания; Ø преобразующая – преобразование недокументированной информации в… Ø учетная – выражается в формировании системы учета документов и присвоении им учетных признаков, позволяющих в…

Система делопроизводства

Ø общеизвестных принципов обработки документов; Ø приемов в работе с документами конкретного предприятия. Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

Концепции офисных технологий

Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном… Для обработки, хранения и организации использования документной информации в… В настоящее время в условиях становления рыночных отношений процесс организации и совершенствования работы аппарата…

Офис как информационная система

Ø генерирование информации, Ø её хранение, Ø распространение и

Офис как коммуникативная система

При анализе работы офиса необходимо учитывать не столько качество системы документационного обеспечения, сколько возникающую в процессе общения… Эффективность разных видов коммуникаций на одном уровне может достигать 90%, а… Однако коммуникации в офисе могут быть неофициальными, неформальными, основанными на личных отношениях;…

Офис как социально-техническая система

Более объективный подход заключается в том, что конечные результаты работы любого учреждения зависят не только от выполняемой работы, но и от взаимоотношений между людьми – их личной заинтересованности, сложившейся системы ценностей и других факторов. Каждый офис как организация по переработке, аккумулированию и созданию документной информации является совокупностью взаимодействующих элементов, таких как система принятия решений, организация документационного и информационного обеспечения, технологии выполнения работ, роль руководства в работе с документами, социально-психологическая атмосфера, групповое взаимодействие в работе над подготовкой и исполнением документов. Следовательно, к офису как социально-технической системе предъявляются следующие требования:

Ø работа в офисе должна быть комфортной и стимулировать профессионализм сотрудников;

Ø уровень технического и методического обеспечения должен максимально упрощать технологии обработки документной информации;

Ø выполняемые функции должны побуждать сотрудников к творческой активности;

Ø сотруднику необходимо видеть результат своего труда и отвечать на него;

Ø в пределах своей компетенции сотрудник офиса должен быть самостоятельным в принятии решения;

Ø работа должна быть перспективной, а её оплата должна соответствовать уровню квалификации специалиста.

 

Все эти требования влияют на концепцию организации учрежденческой деятельности, обосновывают подход, основанный на разделении труда, позволяют каждому работнику с меньшими затратами и большей творческой отдачей выполнять свои обязанности.

На практике это означает, что при проектировании офисных систем документационного и информационного обеспечения управления нельзя ограничиваться параметрами документационных потоков, общим характером решаемых задач, обеспеченностью оргтехникой и средствами коммуникаций. Необходимо принимать во внимание социально-психологический настрой сотрудников организации, в которой будет работать система управленческой документации. Именно недооценка этого фактора привела к неудачам многих проектов по оптимизации, а позднее и автоматизации систем управления.

Следует отметить, что при разнообразии подходов в основе офисных концепций лежит точка зрения на управленческую информацию. Основой сегодняшней управленческой информации является официальный документ, т.е. информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформления по действующим бюрократическим правилам: она может быть представлена в любой конфликтной ситуации в качестве доказательства. Это значит, информация имеет автора, готового нести за неё полную ответственность, она датирована, внесена в базу данных, т. е. может быть повторена, не имеет более поздних искажений.

Процесс создания и обработки современных управленческих документов основан на широком применении технических средств, соблюдении нормативно-методических условий и рациональных традиций офисных технологий предыдущих столетий.


Тема № 2. Нормативно-правовая база ДОУ как основа технологии процессов управления

Системный комплекс делопроизводства любой организации как документационная основа управления организуется в соответствии с законодательством РФ,… Соблюдение установленных названными актами правил оформления документов,… Документационное обеспечение управления (делопроизводство) должно осуществляться в соответствии с законодательством и…

Законы и подзаконные акты РФ

Ø Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ(с изм. от 10 января 2003 г.) – в законе… Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации… Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и…

Государственные стандарты

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с… Основные цели ГСДОУ: ü унификация документирования и упорядочение документооборота в организациях различной организационно-правовой…

Общероссийские классификаторы

Классификатор - это нормативный документ, по своему ста­тусу соответствующий государственному стандарту, в котором со­держится систематизированный свод наименований и кодов клас­сификационных группировок и (или) объектов классификации.

Например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК ПДТР).Классификатор используется для оценки численности работ­ников, учета состава и распределения персонала по категориям, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополни­тельной потребности в кадрах и др.

Общероссийский классификатор специальностей по образо­ванию (ОКСО) используется в целях кодирования информа­ции о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процедурах учета, анализа, подготовки кадров. В классификато­ре имеются наименования и коды информации, содержащейся в кадровых документах. Поэтому формулировки учетных форм (карточек Т-2 и Т-2ГС) должны соответствовать указанным в классификаторе.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) содержит наименования и коды предприятий и орга­низаций, обладающих правами и обязанностями юридического лица.

Общероссийский классификатор управленческой документа­ции (ОКУД) состоит из девяти унифицированных систем документации и применяется для кодирования документов в ин­формационных поисковых системах, регистрации унифициро­ванных форм документов, их учета, сокращения применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 (1993г., с изм и доп. 1999-2002 гг.) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, относится к унифицированным системам документации и формам документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах. Он предназначен для регистрации форм документов, упорядочения потоков документированной информации, сокращения кол-ва применяемых форм документов в сфере управления, а также для рациональной организации контроля за применением УФД. Содержание классификатора систематически обновляется. Объектами классификации по ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Государственные и отраслевые инструкции

Утвержденная Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, многие её положения можно использовать в любой… Ø общие требования к составлению и оформлению документов; Ø особенности оформления отдельных документов;

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятиясодержит разделы:

Ø Общие положения;

Ø Порядок составления и оформления служебных документов;

Ø Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

Ø Контроль исполнения документов;

Ø Порядок работы с исходящими документами;

Ø Порядок работы с внутренними документами;

Ø Составление номенклатуры дел;

Ø Правила формирования дел;

Ø Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение

Локальные акты предприятия

· Правила внутреннего распорядка; · Положение о порядке обработки персональных данных работников; · Положение о ведении деловой переписки (внутренней и внешней);

Организация службы делопроизводства

В любой организации (фирме) документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное под­разделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и дру­гие, которые носят обобщенное название — служба делопроизвод­ства. В небольших организациях служба делопроизводства не со­здается, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним сотрудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).

Задачи и функции службы делопроизводства.

Ø совершенствование форм и методов работы с документами; Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с… Ø сокращение документооборота;

Организационные формы работы с документами

Централизованная форма — это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением… Децентрализованная форма организации документационного обслуживания… При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной…

Должностной состав службы делопроизводства

Категория «Руководители» включает заведующего службой делопроизводства (т. е. управляющего делами, заведующих канцелярией, общим отделом),… В категорию «Специалисты» включены следующие должности: документовед, помощник… Категория «Технические исполнители» включает такие должности, как экспедитор, делопроизводитель, машинистки и…

Тема № 3. Организация документационного обеспечения управления

Документ и система документации. Понятие о документационном обеспечении управления

Управленческая деятельность и её документирование Классификация документов Государственный стандарт на документацию

Юридическая сила документа и его значение

Согласно ГОСТ Р51141-98 «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией… Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным… Из определения следует, что при документировании необходимо соблюдать действующие нормы законодательства, компетенцию…

Классификация документов

Классификация документов –распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в ДП.

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека, играют огромную роль в жизни общества и государства. Они могут быть:

ü личные и официальные,

ü управленческие,

ü научные, технические,

ü текстовые и графические,

ü традиционные и на машинных носителях и др.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

Ø по способу документирования:

· рукописные;

· электронные;

· графические;

· кино-, фото-, фонодокументы;

Ø по сфере использования:

· организационно-распорядительные;

· финансово-бухгалтерские;

· научно-технические;

· по труду;

· отчетно-статистические;

Ø по месту составления:

· входящие (поступившие в организацию);

· исходящие (отправляемые из организации);

· внутренние (составленные и используемые в самой организации);

Ø по грифу ограничения доступа:

· открытые (несекретные);

· с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

§ «для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

§ «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

§ «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законом РФ);

§ «коммерческая тайна» (информация, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим защиты);

Ø по происхождению:

· официальные (служебные), затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

· личные, касающиеся интересов конкретного лица, и являющиеся именными;

Ø по назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

· подлинники или оригиналы - это первый (или единичный) экземпляр официального документа, обладающий юридической силой, собственноручно подписанный автором. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени месте создания).Дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.Дубликатповторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника (ГОСТ Р 51141 – 98.- С.2).

· копия- документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного док-та и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание док-та и все его внешние признаки – реквизиты (включая подпись и печать) и особенности их расположения. Она изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи.Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является вторая и последующие экземпляры документов. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, за исключением копий, заверенных нотариально.

· заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере. Он отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа, и не обладает юридической силой.

Ø по юридической значимости:

В управленческой практике принято различать подлинные и подложные документы.

· Подлинный документ – это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения»[15].

· Подложный документ {фальсифицированный) - это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­линный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п. Документ может быть частично фальсифицированным - это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

Подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­дактировании и отсутствовавшие в оригинале - интерполяция содержа­ния;

Подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки - фальсифи­кация состава бланка.

Ø По времени появления документов во внешней среде различают ори­гиналы и копии.

· под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­вило, единственный экземпляр документа.

· повторные воспроизведе­ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Ø по форме изложения:

· индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

· трафаретные (когда структура, часть док-та, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, н-р, справка с места работы);

· типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, н-р, командирования, и используемые во всех организациях);

Ø по срокам хранения:

· постоянного хранения;

· долговременного хранения (свыше 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

 

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдения установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в РФ на основе лицензии (ФЗ «Об информации…»от 25 января 1995 г).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­той классификации документов.


Тема № 4. Унификация и стандартизация

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ной - таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основные направления совершенствования документации

Унификация документов производится в целях сокращения количе­ства применяемых в управленческой деятельности документов, типи­зации их форм,… Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций,… Деятельность организации оформляется совокупностью документов, определяющих соответствующие функции управления. В…

Унификация и стандартизация

Унификация документов предполагает: · установление номенклатуры действующих в рамках системы уни­фицированных… · разработку единой модели (схемы) построения документов систе­мы с использованием, как правило, формуляра-образца; …

Унифицированная система документации

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом документа… Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного… Унифицированные системы управленческой документации раз­работаны на основе:

Состав управленческих документов на предприятии

· организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего… · распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности,… · документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные…

Основные группы управленческой документации на предприятии в составе УСОРД

2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения) 3. Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения) 4. Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений).

Тема № 5. Документирование управленческой деятельности банка

Документирование управленческой деятельности банка заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (диски, кристаллы и др.).

Организация службы документационного обеспечения в банке

Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения. Взаимодействие службы документационного обеспечения с другими…  

Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке

На службу ДОУ возлагается решение следующих задач: § обеспечение единого порядка работы с документами в банке, начиная с их… § установление организационно-правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб, занятых…

Унифицированная система банковской документации

2. Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков 3. Документация по кредитным операциям банков 4. Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов

Состав управленческих документов в банке

Деятельность банка обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

Состав управленческих документов банка определяется:

§ задачами и функциями банка;

§ порядком решения вопросов (единоначалие, коллегиальность);

§ характером и объёмом взаимосвязей с клиентами и партнерами. Рекомендуется для закрепления состава управленческих документов разрабатывать в банке табель форм документов и альбому форм документов по функциям или направлениям деятельности банка.

Примерный перечень систем управленческой документации банка

Примерный перечень систем управленческой документации, обеспечивающий деятельность банков, может быть представлен в следующем виде:

Ø Банковская документация (клиентские досье, платежные документы и аккредитивы, курсы валют, документы операционного дня и др.), оформляющая расчетно-кассовые, кредитные, валютные операции, международные расчеты, операции с ценными бумагами.

Ø Бухгалтерская документация (извещения, требования, выписки, проводки, табели, квитанции, авансовые отчеты и др.).

Ø Организационная документация (положения, уставы и др.)

Ø Учредительная документация (протоколы, выписки, справки, списки и др.).

Ø Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, инструкции и др.).

Ø Договорная документация (договоры, перечни, соглашения и др.).

Ø Планово-отчетная документация (планы, отчеты, записки, анкеты, справки)

Ø Документация по курсам (приказы, заявления, записки, анкеты, справки).

Ø Документация по труду и социальному обеспечению.

Ø Документация по правовым и экономическим вопросам деятельности банка.

Ø Документация по материально-техническому обеспечению и хозяйственному обслуживанию.

Ø Документация по автоматизации деятельности банка


Тема № 6. Общие правила оформления документов

В разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, иметь указание автора (чье… Для определенных видов документов разработаны требования к реквизитам,…

Требования к оформлению реквизитов документов

Единые правила оформления документов необходимы:

· для придания юр силы документам;

· качественного и оперативного составления и исполнения документов;

· удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования правил оформления документов существуют независимо от того:

· государственное это предприятие или коммерческое;

· каким видом деятельности занимается предприятие;

· как ведется ДП (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке документов используются следующие реквизиты[22]:

Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов

02 – Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на… 04 – код организациипроставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

Обязательные реквизиты

Оба норматива устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными. Состав и… Обязательными реквизитами для большинства документов являются: § наименование организации (должностного лица) – автора документа

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

Общие сведения

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­муляр-образец документа представляет собой «модель построения до­кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры нолей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»4.

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

Ø федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Ø предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.

Формуляр-образец ОРД

Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством… Формуляр-образец– это совокупность расположенных в определенной… Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к…

Конструкционная сетка

Конструкционная сетка- эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата. Допускается использование форматов АЗ и А6. Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма…

Особенности расположения реквизитов

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля.

Нулевое положение табулятора

ü наименование организации; ü справочные данные об организа­ции; ü наименование вида документа;

Постоянные и временные реквизиты

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно… Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств,… К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата…

Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизитыобеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты:

Ø наименование организации, т. е. автора документа,

Ø дата,

Ø регистрационный номер до­кумента,

Ø заголовок к тексту,

Ø текст документа,

Ø подпись и др.

Дополнительные реквизитыбывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,

29 «От­метка о поступлении документа в организацию»,

30 «Идентификатор электронной копии документа»,

но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный

При угловом варианте или флаговом способезаголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

При продольном варианте или центрированном способезаголовочная часть бланка продлевает­ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

 

Контрольные вопросы

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ­ца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ­цом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи­тов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

 

6.4. Бланки документов

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации

Бланк документа это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа»1.

Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с док-том.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. При ис­пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа.

Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа­щей учету.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Как правило, предприятия используют следующиевиды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.

К основным видамбланков документов относятся:

§ бланк для писем;

§ общий бланк;

§ бланк конкретного вида документа.

На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды, к которым можно отнести:

· должностной бланк;

· бланк структурного подразделения;

· бланк для работы с зарубежными партнерами

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим, т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01- Государственный герб Российской Федерации;

02- Герб субъекта Российской Федерации;

03- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

08 – наименование организации;

14 – место составления или издания документа;

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий – для реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида.Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы – бланк протокола.

Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.

Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).

Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.

На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты:

· герб (для организаций, имеющих на это право);

· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак

· наименование вышестоящей организации (если она имеется);

· наименование организации (структурного подразделения);

· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);

· код организации (предприятия) по ОКПО;

· основной регистрационный номер документа;

· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

· адресат;

· заголовок к тексту

На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если этодолжностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, н-р:

ЗАО «Арсенал»

Департамент безопасности

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.

Варианты расположения реквизитов

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка:

· продольное и

· угловое.

При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов. Наиболее распространенными являются форматы:

· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;

· плотности от 80 до 200 г/м²;

· со степенью белизны – от 88 до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее:

левое поле – 20мм;

правое поле – 10 мм;

верхнее поле – 20 мм;

нижнее поле – 20мм.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках – русском и национальном – на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов. Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.

Основные требования к бланкам предприятия

1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).

2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу – не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.

3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.

4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).

5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.

Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. 5 Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».

Перечень документов, на которых ставится печать

Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и… Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о…

Перечень документов, не подлежащих регистрации

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т.д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».

Объяснительные записки.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом специфики предприятия и доведен до секретарей-референтов, ведущих журналы регистрации, в качестве справочного пособия.

 

 


Тема № 7. Организационно-распорядительная документация

7.2. Распорядительные документы 7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное…  

Организационные документы

К организационным документам относятся: Ø учредительный договор; Ø устав организации;

Устав

Уставсвод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Н-р, «Устав добровольного спортивного общества», «Устав ж/дорог» и т.п.

- правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации); устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава ЮЛ даны в части первой ГК РФ.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности.

Основными видами являются:

Ø Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);

Ø Устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);

Ø Устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;

Ø Устав общественной организации (утверждается общим собранием, (съездом) участников организации).

Уставы оформляются на стандартных листах бумаги.

Устав должен иметь следующие реквизиты:

· наименование организации

· наименование вида документа

· дату (утверждения)

· гриф утверждения

· отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций)

· место издания (город)

· текст

· подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря)

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

  1. Общие положения.
  2. Цели, задачи, предмет деятельности.
  3. Правовой статус.
  4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи)
  5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
  6. Учет и отчетность.
  7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
  8. Порядок ликвидации и реорганизации.

Например, Устав акционерного общества содержит следующие разделы:

· Общие положения

· Акционерный капитал

· Порядок деятельности

· Права

· Управление

· Учет и отчетность

· Распределение прибыли

· Прочие накопления

· Прекращение деятельности

Положения

· нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и… Положения могут регламентировать деятельность должностного лица. Отдельная группа – положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному…

Инструкция

- акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные… Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения… Инструкции составляются на основе законодательства РФ.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность, н-р, согласно ФЗ от… На каждого работника учреждения (организации), в т.ч., и на работника службы… На Инструкции может быть отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении…

Распорядительные документы

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону. Стадии подготовки распорядительного документа: · изучение существа вопроса

Приказ

Приказ правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач. Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

Ø приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

Ø приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Подготовка приказа включает стадии:

Ø изучения существа вопроса;

Ø сбор необходимых сведений;

Ø подготовка проекта приказа;

Ø согласование проекта;

Ø подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ по личному составу –правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Это обязательный документ трудовых правоотношений.

К приказам по личному составу относятся приказы:

Ø о приеме работников;

Ø увольнений работников;

Ø переводе работников.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.

Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.

Приказ по личному составу группируется в отдельное дело, и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с …).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст.68 ТК РФ).

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Хранятся такие приказы 75 лет.

Приказы по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы по личному составу оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:

ü о приёме - № Т-1;

ü о переводе на другую работу - № Т-5;

ü об увольнении - № Т-8.

При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе формата А4.

Приказ должен иметь следующие реквизиты:

Ø наименование организации;

Ø наименование вида документа;

Ø дату;

Ø номер;

Ø заголовок к тексту;

Ø текст;

Ø основание;

Ø подпись

Ø отметку об ознакомлении.

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

В тексте указываются:

ü фамилия, имя, отчество работника (полностью);

ü наименование структурного подразделения;

ü профессия (должность);

ü условия приёма на работу (характер работы).

Графа «основание» приказа о приёме содержит дату и номер трудового договора.

В графе «основание» приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом ответственным за работу с персоналом организации.

К приказам по основной деятельностиотносятся приказы:

Ø по организации работы предприятия;

Ø финансированию;

Ø планированию;

Ø отчетности;

Ø снабжению;

Ø реализации продукции;

Ø др. производственным вопросам, н-р:

§ о распределении служебных помещений;

§ о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

§ о нарушении правил транспортировки грузов;

§ о создании рабочей группы по проекту;

§ о премировании сотрудников коммерческого отдела;

§ о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.

Нумерация приказов производится в валовом порядке (№ 1, № 2 и т.д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», н-р, «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

Ø констатирующей;

Ø распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа.

Основанием для издания приказа является:

Ø нормативные документы государственных или муниципальных органов;

Ø решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

Ø производственная необходимость.

В распорядительной части указывают:

Ø «ПРИКАЗЫВАЮ»;

Ø «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

Ø «что сделать» (указывают конкретную работу);

Ø «до какого числа» (сроки её окончания).

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько.

В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если и пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

7.2.2. Заявление о приёме на работу

Директору _____ ______________________ или другое наименование руководителя _____________________________________ (наименование предприятия или учреждения) от ___________________________________ (фамилия, имя, отчество, адрес) 00.00.2008-03-13 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня с 00.00.2008 на постоянную работу в (цех, отдел) на должность (или по профессии) ___________________________________________________________________________________________   Подпись И.О. Фамилия

Личное заявление работника о приёме пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом, в которые работником могут быть внесены дополнения.

В заявлении указываются должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия, которому адресовано заявление, дата, текст, подпись работника и её расшифровка.

Распоряжение

Распоряжение организации составляется в основном по вопросам: Ø информационно-методического характера; Ø повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

Решение

Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров,… § о приоритетных направлениях развития фирмы; § о разработке программы электронного документооборота;

Протокол

На предприятиях, в организациях составляются протоколы: Ø заседаний Cовета директоров (учредителей); Ø общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т.п.

Справочно-информационные документы

(справки, акты, письма, факсы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления телефонограммы)

Справка

Справки бывают двух основных видов: Ø справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место… Ø справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по производственным вопросам

Одним из вариантов является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, н-р: о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки по производственным вопросам могут быть:

Ø внешними, составляемыми по запросу руководства вышестоящей организации;

Ø внутренними, составляемыми по запросу своей организации.

Внешние справки составляются на общем бланке организации, в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Внутренние справки:

Ø составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А 4;

Ø имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;

Ø подписываются составителем.

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должно быть подписаны руководителем предприятия. Такой документ должен иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Реквизиты справки:

Ø наименование вида документа;

Ø адресат;

Ø дату;

Ø номер (при необходимости);

Ø заголовок к тексту (раскрывающий её содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, н-р, «О снижении объема продаж за II квартал 2005 г.)

Ø текст;

Ø подпись руководителя организации;

Ø печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к её составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст её делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

 
 
Образец оформления справки   Администрация Ивановской Заведующему Отделом социальной защиты области населением Петровского района комитет по делам архивов Ивановской области   Государственный архив А.Н. Кривцову   Справка 30.01.2005 223____   О наличии документов по трудовому стажу за 1941-1950 гг.   В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работающих в 1941-1950 гг. на следующих предприятиях и организациях Петровского района. Завод расточных станков - за 1943-1945 гг.; Завод по ремонту с/х техники - за 1941-1943 гг.; Машинотракторная станция - за 1948-1950 гг.   Директор архива Суконцев Р.П. Суконцев


Документы по личному составу

Доверенность

Доверенности на право заключения договоров, представительство в судах, совершение иных действий от имени организации, представления её интересов в… Доверенности могут быть служебными и личными. Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными…

Докладная и служебная записки

Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внутренняя докладная (служебная) записка составляется только в том случае,… Внешняя докладная записка – документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о…

Акт

Актдокумент, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты (действия, события).

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

Ø Акт приема по договору;

Ø Акт приема-передачи документов;

Ø Акт списания материалов;

Ø Коммерческий акт;

Ø Акт проверки и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техник безопасности и т.п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте д.б. оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и ДЛ, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке, если является внутренним документом организации.

Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации (юридический адрес организации).

Акт должен иметь:

Ø наименование организации (структурного подразделения);

Ø наименование вида документа;

Ø дату;

Ø номер;

Ø заголовок к тексту;

Ø текст;

Ø подписи;

Ø печать (для важных и внешних актов);

Ø приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В водной части акта указывается основание его составления. Это м.б. ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия, н-р, ссылка на документ, устное распоряжение руководства, на какие либо факты.

Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, н-р, «акт о недостаче ТНТ» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части излагаются:

Ø цели и задачи;

Ø сроки проведенной комиссией работы;

Ø результаты (выводы, заключения, предложения).

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акты подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Телеграмма

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например: «правительственная», «срочная», «заверенная», « с уведомлением о вручении», «с… В телеграмме даются: точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата),

Телефонограмма

Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность,… Пример телефонограммы   Управление пассажирского… 7.4.7. Служебные письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения

Понятие и реквизиты служебных писем

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой… Подготовка письма включает следующие стадии: · изучение существа вопроса;

Виды служебных писем

В сопроводительном письме указывается: Ø с какой целью направляется основной документ; Ø что с ним необходимо сделать;

Стандартные фразы и выражения в служебных письмах

Вводная часть

1. Ваше письмо от ……№ ……, в котором сообщается о …………, нами получено и внимательно рассмотрено;

2. Обращаем Ваше внимание, что ОАО «Сигнал» до сих пор не получило информацию об исполнении приказа от …. № ……;

3. Просим считать настоящее письмо подтверждением согласия на участие в совещании по вопросу ……;

4. Прежде всего, выражаем Вам благодарность за оперативное представление сведений о …..;

5. Приносим извинения за несвоевременный ответ на Ваше письмо от ……. № … . в связи с ……;

6. Предлагаем на основании данного письма осуществить комплекс организационных мероприятий, направленных на ……;

7. Надеемся, что следующие предложения окажутся приемлемыми для окончательной редакции федерального закона;

8. На Ваше письмо от …….. № …… сообщаем, что ……..;

9. Направляем проект Типовой инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федеральной службы судебных приставов, ……..;

10. Напоминаем, что истекли сроки предоставления статистического отчета о …… .

Основная часть

1. По существу сообщаем, что нам представляется оправданным ваше предложение о …..;

2. Как Вам известно, План законопроектной деятельности предполагает следующие сроки рассмотрения проектов законов ……;

3. Целью предполагаемого совещания является поиск взаимоприемлемого решения по вопросу структурной реформы …;

4. Согласно Приказу Минфина России от ……. № …. Вы обязаны разработать мероприятия по реорганизации ……;

5. В настоящее время отдел кадров не располагает возможностью положительного решения проблемы Вашего трудоустройства по следующим причинам….;

6. Для организации работы аттестационной комиссии необходимо осуществить следующие меры …..;

7. По следующим причинам представляется целесообразным участие Ваших специалистов в подготовке проекта постановления Правительства Российской Федерации по указанному вопросу…..;

8. Реализация названного плана не представляется возможной, поскольку, во-первых, отсутствуют квалифицированные специалисты, во-вторых, не выделены необходимые финансовые средства …..;

9. Проверка Генеральной прокуратурой Российской Федерации деятельности территориальных управлений Федеральной службы судебных приставов выявила следующие нарушения законодательства ……;

10. Сущность концепции законопроекта заключается в следующем…

Содержание последующих предложений и абзацев должно последовательно формировать у читателя целостное представление о сути рассматриваемого вопроса.

Для завершения основной части текста официального письма и обеспечения плавного логического и стилистического перехода к заключительной его части рекомендуется использование следующих формулировок:

1. Полагаем, что названные тезисы будут Вами своевременно рассмотрены…..;

2. Надеемся, представленные в данном письме предписания будут исполнены в указанный срок…;

3. Таков основной смысл нашего официального предложения….;

4. Мы уверены, что, располагая указанными в настоящем письме сведениями, Вы сможете оперативно подготовить официальную справку ….;

5. Предложенные выводы Вы можете использовать по своему усмотрению.

Заключительная часть

1. Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации немедленно рассмотрит проект закона после его получения …;

2. Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны взаимопонимания и конструктивного подхода в решении рассматриваемой проблемы ….;

3. Пользуясь случаем, мы предлагаем Вам дальнейшее сотрудничество в …;

4. Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу названных выше предложений…;

5. Просим рассмотреть указанные вопросы и проинформировать нас о результатах ….;

6. Будем признательны за оперативное рассмотрение поднятых в данном письме проблем….;

7. Ответ на наши предложения мы надеемся получить не позднее ….;

8. В связи с истечением срока исполнения поручения Правительства Российской Федерации просим направить Ваше заключение на приложенный проект федерального закона в кратчайшие сроки ….;

9. Полагаем целесообразным представление указанного проекта на дальнейшее согласование …..;

10. Министерство внутренних дел Российской Федерации не имеет замечаний по представленной редакции проекта федерального закона.

 


Тема № 8. Правила и формы коммерческой переписки с деловыми партнерами

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (25,4 мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и… Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адреса,…

Тема № 9. Договорно-правовая документация

Договор

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия… Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из… При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:

Тема № 10. Претензионно-исковые документы

Претензия

Претензия – документ о нарушении договорных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора и содержит основание для предъявления претензий; доказательств (ссылки на документы, например, коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещении убытков. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии.

Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

 

образец:

Претензии Юридического лица

 

Наименование предприятия заказное

Адрес Кому __________________

(наименование поставщика)

тел.

факс

e-mail

Претензия

01.06. 2005

О взыскании неустойки

За недопоставку и убытки

Сумма претензии ____ руб.   Согласно договору (контракту) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить

Претензия

Согласно п.п. 4.3, 5.1.1 указанного договора Ваша организация обязана была выполнить все работы в полном объеме до 01.03. 2006. В день подписания договора, 01.02.2006, работником Вашей фирмы были сделаны… До настоящего момента от ЗАО «СЕЗАМ-ПЛЮС» никаких сообщений по договору не поступало.

Претензия

 

01.06. 2005

О взыскании неустойки

За недопоставку и убытки

Сумма претензии ____ _______ руб.   Согласно договора (контракта) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить

Ответ на претензию

- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято; - об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и №… - об отклонении претензии полностью или частично.

Жалоба

Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав охраняемых законом интересов физических или юридических лиц.

Жалобы, направляемые в государственные, коммерческие или общественные организации, составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения.

Жалобы составляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора документа.

Образец

Генеральному директору

ЗАО «ЮГ» И.О. Фамилия

От Ф.И.О.,_____________

проживающего по адресу

______________________

00.00. 2006

Жалоба

 

Согласно договора от 00.00.2006 № _____ об оказании туристских услуг, заключенному с Вашей организацией, я, Ф.И.О., должен был проживать с 00.00.2006 по 00.00.2006 в 4-х звездочном отеле города ___________. Стоимость проживания, входящая в оплату договора, составляет __________________________ долларов США. Но в действительности меня поселили в 2-х звездочный отель «Заур» (одноместный номер 416), где стоимость проживания составила _________________________________________________________ долларов США.

Так как заключенный мною и ЗАО «ЮГ» договор является договором возмездного оказания услуг, то он подпадает под действие Закона РФ «О защите прав потребителей». В соответствии со ст. 29 этого Закона при обнаружении недостатков оказанной услуги потребитель вправе потребовать от исполнителя уменьшения её цены.

На основании изложенного

Прошу:

В течение 10 дней с момента получения данной жалобы возместить мне разницу в стоимости проживания в одноместном номере 4-х звездочного отеля и в одноместном номере 2-х-звездочного отеля, составляющую ________________________ долларов США, в рублевом эквиваленте по курсу ММВБ на день оплаты.

В случае отказа я буду вынужден обратиться в суд за защитой своих законных прав.

 

Приложение: счет об оплате проживания в гостинице от 00.00. 2006 на 1 л.

Подпись И.О. Фамилия

Исковые заявления

Ø кто направляет заявление – истец с указанием своего адреса, и Ø кто нарушил права заявителя – ответчик. В некоторых случаях в заголовочной части указывается сумма (цена)иска, что не исключает указания исковой суммы в…

Исковое заявление

О восстановлении на работе

И оплате за время вынужденного прогула

00.00.2006    

Исковое заявление

О возмещении вреда, причиненного

Повреждением здоровья

    Я, ФИО, работал (а) на (в) _______________________________________________________________

Исковое заявление о возмещении материального

Ущерба, причиненного работодателю

 

В _____________________________________________

районный (городской)

народный суд___________________________________

________________________________________ области

_______________________________________________

(края, республики)

Истец:________________________________________

(ФИО, адрес)

проживающего по адресу _________________________

_______________________________________________

Ответчик: ___________________________________

(наименование организации предприятия, учреждения, адрес)

_______________________________________________

Исковое заявление

00.00.2006

 

О возмещении вреда, материального

Ущерба, причиненного работодателю

________________________ _____________ работает ___________________________________ (ФИО ответчика) (указать место работы и должность) С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

Исковое заявление

О взыскании заработной платы

 

В ____________________________________________

районный (городской)

народный суд__________________________________

______________________________________ области

______________________________________________

(края, республики)

Истец:_______________________________________

(ФИО, адрес)

проживающего по адресу ________________________

_______________________________________________

Ответчик: ___________________________________

(наименование организации предприятия, учреждения, адрес)

_______________________________________________

Исковое заявление

О взыскании заработной платы

  Я,… ФИО

Исковое заявление о взыскании неустойки

В _____________________________________________

районный (городской)

народный суд___________________________________

________________________________________ области

_______________________________________________

(края, республики)

Истец:________________________________________

(наименование предприятия)

Адрес предприятия ______________________________

_______________________________________________

(полное наименование заявителя )

_______________________________________________

адрес, расчетный счет, банк)

Ответчик: ___________________________________

(наименование организации предприятия,

___________________________________________________

учреждения, адрес)

 

 

Исковое заявление

 

00.00.2006

О взыскании неустойки за недопоставку

Цена иска _______ руб.   Согласно договору, заключенному между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению), от 00.00.2006 № _____,…

– Конец работы –

Используемые теги: Конспект, лекций, ДОУ, Документационное, Обеспечение, управления0.093

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления)

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Еще рефераты, курсовые, дипломные работы на эту тему:

Психодиагностика. Конспект лекций ЛЕКЦИЯ № 1. Истоки психодиагностики Психодиагностика: конспект лекций
Психодиагностика конспект лекций... А С Лучинин...

Конспект лекций по дисциплине Экономика недвижимости: конспект лекций
Государственное бюджетное образовательное учреждение... высшего профессионального образования... Уральский государственный экономический университет...

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ НАУКИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ НАУКИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ... Современные теории управления...

Понятие управления. Виды управления. Управленческий труд и его особенности. МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ. ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ
Основатель Ф У Тейлор В г выпустил первую печатную работу которая... Основная идея используя замеры и наблюдения за работой исполнителей можно оптимизировать технологию выполнения работ...

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ по дисциплине Корпоративное управление Экономика и управление на предприятии
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ... МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ... ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ...

Психиатрия. Конспект лекций. ЛЕКЦИЯ № 1. Общая психопатология Психиатрия: конспект лекций
Психиатрия конспект лекций... Текст предоставлен литагентом http litres ru...

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ по курсу Архитектурное материаловедение Конспект лекций по курсу Архитектурное материаловедение
ФГОУ ВПО ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ... ИНСТИТУТ Архитектуры и искусств... КАФЕДРА ИНЖЕНЕРНО строительных ДИСЦИПЛИН...

История мировых религий: конспект лекций История мировых религий. Конспект лекций ЛЕКЦИЯ № 1. Религия как феномен культуры Классификация религий
История мировых религий конспект лекций... С Ф Панкин...

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ: Учётно-справочная работа и регистрация документов. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. Проверка… Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с…

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ по дисциплине Корпоративное управление Экономика и управление на предприятии
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ... МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ... ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ...

0.048
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • По категориям
  • По работам