Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.
На службу ДОУ возлагается решение следующих задач:
§ обеспечение единого порядка работы с документами в банке, начиная с их создания (получения) и до отправки или сдачи в архив;
§ установление организационно-правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб, занятых документационным обеспечением;
§ определение должностного состава и квалификационных требований к работникам этих служб; создание для них единой нормативно-методической базы (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
§ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДП (ДОУ);
§ участие в разработке и использование в практической деятельности средств и методы автоматизированной обработки документов на базе ПЭВМ.
В соответствии с возложенными задачами служба ДП (ДОУ) осуществляет следующие функции:
В области документирования:
Ø проектирование бланков документов;
Ø организация по поручению руководства банка подготовки проектов ряда документов, их оформления и выпуска;
Ø обеспечение машинописного изготовления документов, стенографирование, копирование и тиражирование документов;
Ø упорядочение документальной базы, соблюдение правил подготовки и оформления документов;
Ø контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, сокращением ненужной переписки, сроками прохождения, согласования и исполнения документов;
Ø автоматизированная подготовка документов;
В области организации работы с документами:
Ø определение порядка прохождения и обработки документов;
Ø прием, отправка, экспедиционная отправка документов; предварительное рассмотрение;
Ø регистрация и учет документов, ведение журналов и картотек;
Ø организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству банка поступающих, внутренних и отправляемых документов;
Ø организация контроля исполнения документов, регулирование хода исполнения, обобщение сведений о результатах исполнения документов;
Ø использование в процессе регистрации, учета, контроля исполнения, поиска новейших средств вычислительной техники;
Ø составление номенклатуры дел банка;
Ø обеспечение формирования дел, оперативного хранения документов и дел; подготовка дел к сдаче в архив банка.
В области методической работы:
Ø методическое руководство и осуществление контроля за организацией работы с документами в структурных подразделениях банка;
Ø повышение квалификации работников службы делопроизводства (ДОУ) в структурных подразделениях банка;
Ø изучение передового опыта организации работы с документами в государственных структурах.