7.1. Организационные документы
7.2. Распорядительные документы
7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное деловое письмо
Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – С. 2)
Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД). В неё входят три группы:
1) Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы,
2) Распорядительные документы – документы фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;
3) Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др.
Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.
Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов
· документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела
· коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и др документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.
· документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению