(постановления, распоряжения, решения, приказы, указание, поручение)
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.
Стадии подготовки распорядительного документа:
· изучение существа вопроса
· подготовка проекта
· согласование
· подписание
Для постановлений и решений добавляются стадии:
· обсуждение
· принятие на заседании коллегиального органа.
Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. Здесь могут быть перечислены факты, события, даны комментарии.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме и начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» («решил») – в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). Слова «постановляет» («постановил»), «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, т.е. они зрительно выделяются и т. отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.
Например:
Правительство РФ ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Коллегия Решает:
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. Формулировки этой части должны быть конкретными, четкими, ясными, не противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным документам.
Текст распорядительного документа имеет заголовок, в котором должно быть кратко сформулировано его содержание. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи отглагольных существительных (н-р, «о назначении…», «об утверждении …», «о введении …») или существительных, указывающих на предмет (н-р, «об итогах….», «о мерах …»).
После составления текста документа необходимо провести его согласование и подписание. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.
Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.