На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:
Ø общеизвестных принципов обработки документов;
Ø приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
Ø используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
Ø сложившихся национальных традиций работы с документами;
Ø установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
Ø квалификации работников делопроизводства службы предприятия.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.
В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.