Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол составляется при проведении особо важных заседаний, совещаний. На коммерческих предприятиях составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.
На предприятиях, в организациях составляются протоколы:
Ø заседаний Cовета директоров (учредителей);
Ø общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т.п.
Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение.
Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.
Протокол должен иметь:
Ø наименование организации;
Ø наименование вида документа;
Ø дату;
Ø номер;
Ø указание места издания (Москва)
Ø заголовок к тексту;
Ø текст;
Ø подписи.
Датой протокола является дата проведения собрания
Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.).
Заголовок протокола содержит название коллегиального органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Например: ПРОТОКОЛ … заседания совета директоров.
Текст протокола состоит из двух частей:
Ø вводной;
Ø основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель – фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали – фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
Приглашенные – должности, фамилии, инициалы.
Если присутствует более 10 человек, указывается их общее количество. В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета независимо от их количества.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем», например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2007г.
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
слушали:
выступили:
постановили (решили):
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.
Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается» (приложение № 1).
Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.
Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
7.3. Нормативные акты банка[23]
В соответствии с действующим законодательством, нормативными актами Центрального Банка РФ банки издают следующие распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, указания.
Постановления издают коллегиальные органы банка: общее собрание акционеров, совет директоров и др.
Приказы, распоряжения и указания издают органы, действующие на правах единоначалия: президент, управляющий и др.
Постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции банка.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам для организации и исполнения постановлений и приказов.
Протокольные решения коллегиальных органов банка могут доводиться до исполнителей в форме, установленной Положением об этих органах.
Распорядительный документ банка может быть отменен (изменен) распорядительным документом самого банка или Центробанка РФ. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающие интересы других банков, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов банка, советы, собрания, совещания фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, он хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотодокументами.
В пределах своей компетенции банки могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.
В целях сокращения количества применяемых форм документов банк может разрабатывать табель форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций банка.
Табель форм документов, применяемых в деятельности банка составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.
Разделами табеля могут быть наименования структурных подразделений банка. В разделах и подразделах табеля названия форм документов располагаются в логической последовательности.
В табель форм документов банка включаются:
ü формы документов, утвержденные Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, органами межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля Центрального банка РФ;
ü применяемые в банке формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
ü формы документов не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами банка.
Табель форм документов разрабатывается службой делопроизводства и специалистами структурных подразделений с участием службы автоматизации и работников архива.
Ведение табеля форм документов осуществляет служба делопроизводства банка. На основании табеля форм документов разрабатывается альбом унифицированных форм документов. Альбом утверждается руководителем банка, и на его основе проектируются бланки документов.