Справка– это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов.
Справки бывают двух основных видов:
Ø справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;
Ø справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/платы (ст.62 ТК РФ).
Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справка должна иметь:
Ø наименование вида документа;
Ø дату;
Ø номер (при необходимости);
Ø текст;
Ø подпись;
Ø печать.
На справке должны обязательно стоять дата её подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляются подобные справки в одном экземпляре.
Датой справки является дата её подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, н-р, «Отделение милиции», «МОУ СОШ № 21».
Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, з/платы. В левом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, н-р, налоговая инспекция; школа № 21.