В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые – можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять. Раньше для производства нужны были три вещи: земля, орудие, капитал, а сегодня в этом перечне на второе место встала информация.
Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении[4]. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фаз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствует увеличению объема производства и повышению его эффективности.
Для обработки, хранения и организации использования документной информации в системе управления выделяются специальные работники, профессионалы, чьей специализацией является информационная деятельность. Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат): учреждения, организации, управления, министерства, ведомства и т.д.
В настоящее время в условиях становления рыночных отношений процесс организации и совершенствования работы аппарата управления охватил и большое число коммерческих компаний различных размеров и направлений бизнеса. В литературе и мировой практике для обобщенного названия всех разновидностей управленческого аппарата применяется термин «офис», с более ироничным подтекстом – «контора».
Используя накопленный практический опыт, базируясь на нормативно-методической базе в работе с документной информацией и учитывая зарубежный опыт, российские организации направляют значительные усилия на развитие новых информационных технологий, повышение качества подготовки документов, улучшения управляемости на основе улучшения документационного обеспечения управленческой деятельности. Ведь наличие у фирмы современного, грамотно организованного офиса – это наглядное подтверждение её респектабельности, надежности и стабильности.
Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедряться и функционировать только на базе рациональной организации всей офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.
Современный офис – это сложная комплексная система, синтезирующая в себе несколько компонентов:
Ø рабочие помещения;
Ø оргтехнические средства;
Ø документационное и информационное обеспечение;
Ø кадры служащих.
До сих пор не существует общей теории управления фирмой, компанией, организацией или учреждением. Современный теоретический менеджмент выделяет три модели офиса:
Ø информационную;
Ø коммуникативную;
Ø социально-техническую.