При составлении писем деловым иностранным партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам, т.к. существуют международные стандарты на основные коммерческие документы. Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.
Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (25,4 мм).
В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, н-р: «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.
Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адреса, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и их филиалов, номер декларации или регистрационный № лицензии (реквизит 2).
Ссылка (номер) документа (реквизит3) м.б. цифровой, буквенной или буквенно-цифровой,
например:
Reference: 101;
Ref: MS;
Ref: MS/101;
Ref: MS/AP/101,
где Reference (Ref) – ссылка; MS – инициалы автора, AP – инициалы секретаря или исполнителя; 101 – порядковый номер документа.
Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: your reference 12. (й-о-о референц)
Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления «th» к числу), н-р: 17 August 2003. Дата может проставляться у границы левого или правового поля документа.
Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:
имени и фамилии получателя;
наименования компании;
номера дома, улицы;
города, почтового округа (индекса);
страны.
При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», т.е. без запятых и точек.
Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.
Деловое письмо начинается со слов «Dear …». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:
Dear Sir/Madam – если имя получателя неизвестно;
Dear Mr… - господину, имя которого известно;
Dear Mrs… - замужней женщине;
Dear Miss… - незамужней женщине;
Dear Ms… - замужней или незамужней женщине.
Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения: RE – сокращение слова «regardinq» (относительно); ln re – сокращение сочетания «ln regard to» (касательно); Subiect (предмет, тема, вопрос). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
Например:
RE: Выставка «Информтехника-03»
или
Оплата по контракту № 345/128.
Заголовок - необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается, главным образом, в официальной переписке по юридическим вопросам.
Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца – с красной строки (классический вариант). Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т.п. Текст письма обычно не превышает одной страницы. Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.
Если письмо начинается словами «Dear Mr/Mrs/Miss/Ms», то заканчивается выражением «sincerely yours» (Искренне Ваш). Если в приветствии слова «Dear Sir/Sirs/Madam», то окончание «Vours faithfully» (Преданный Вам). Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах. В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания «Vours truly» (Искренне Ваш), «Best wishes» (Наилучшие пожелания).
После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается её расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.
Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:
Enclosure (приложение): Order № 34
или сокращением
End: Contrast № 11/Si15.
При направлении копий письма («cardon copy» или «cc») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).