Организация документооборота

Организация работы с документами организа­ции предполагает:

· обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

· обеспечение документированной информацией ее потребите­лей (как внутри организации, так и за ее пределами) в соответ­ствии с их потребностями;

· обеспечение соблюдения установленной в организации техно­логии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в том числе в процессе: документооборота; создания и эксплуатации информационно-поисковых систем (ИПС) по документам; осуществления контроля за исполнением доку­ментов; подготовки документов, надобность в которых мино­вала, к передаче на архивное хранение (уничтожение).

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот организации.

Документооборот организации предполагает взаимосвя­занное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам — для документов входящих, исходящих и внутренних.

Порядок работы с входящими документами (поступающими в организацию) включает следующие основные этапы: прием (доставку) корреспонденции, первичную обработку, регистра­цию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руковод­ством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хра­нение.

Прием (доставка) корреспонденции в организацию осущест­вляется различными средствами:

· с помощью курьерской (фельдъегерской) связи — доставляют­ся наиболее важные и ценные отправления;

· с помощью почтовой связи — доставляются письменная кор­респонденция в виде простых и регистрируемых писем, почто­вых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания;

· по каналам электрической связи поступают телеграммы, теле- -программы, факс граммы, телефонограммы, сообщения элек­тронной почты E-mail.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Первичная обработка принятых документов в организациях с небольшим объемом документооборота выполняется спе­циально назначенным лицом (секретарем, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях со значительным объе­мом документооборота—специальной службой. При этом осо­бое внимание обращается на правильную адресацию пос­тупившей деловой корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в со­проводительном письме.

При неправильном адресовании письмо переадресовыва­ется получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

 

Упаковка документов (конверты, бандероли и проч.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлека­ется все содержимое. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по сведениям, указанным на конверте, можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступле­нии личных или доплатных документов. Документы с помет­кой «Лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

При отсутствии листов документа или приложения об этом ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в «Журнале регистрации входя­щих документов» (в графе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаемая, об этом ставится в известность отправитель.

При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная доку­ментация, а сами носители передаются на машинную обработ­ку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в со­проводительном письме.

Предварительное рассмотрение документов содержит ряд обязательных операций. Поступающие документы распреде­ляются на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждой ор­ганизации составляется перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации:

· поздравительные письма и телеграммы;

· пригласительные билеты; о корреспонденция с пометкой «лично»;

· извещения, сообщения о встречах, переговорах;

· программы конференций, совещаний и т.п.;

· документы первичного бухгалтерского учета — банковские сче­та, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки;

· документы первичного материального учета — накладные, на­ряды, заявки, копии платежных требований;

· документы первичного статистического учета и отчетности;

· документы по кадровым вопросам и повышению квалифика­ции — постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы;

· документы и другие материалы по вопросам технической ин­формации, торговли — периодические издания, рекламные ма­териалы, каталоги, плакаты, выставочные буклеты;

· документы, поступающие в адрес общественных организаций.

На первой странице регистрируемых документов автома­тическим нумератором или резиновым штемпелем проставля­ется «отметка о поступлении документа» (реквизит 29) — на­именование организации-получателя, входящий номер до­кумента, дата его поступления, время поступления (при необходимости). При регистрации входящих документов ис­пользуется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый ре­гистрационный номер присваивается по журналу в рамках од­ного года — с 1 января по 31 декабря начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, упрощаю­щими работу с документами.

После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Ввод документа в информационно-поисковую систему орга­низации производится путем записи соответствующих рекви­зитов в регистрационные формы — регистрационно-контрольные карточки, экранные формы, регистрационные журналы.

Затем проводится разметка (сортировка) поступивших до­кументов с целью распределения их по исполнителям и струк­турным подразделениям. Входящие документы распределяют­ся для их передачи руководителю организации, заместителям руководителя, в структурные подразделения, конкретным ис­полнителям.

На рассмотрение руководства организации в обязательном порядке передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим во­просам деятельности организации (кадровые, финансовые и т.п.). Изучив содержание документов, руководитель оформ­ляет резолюцию, отражающую суть принятого управленческо­го решения (реквизит 17). Сведения, взятые из резолюции (ис­полнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся сек- ретарем-референтом в регистрационный журнал.

Направление на исполнение ответственным исполнителям структурным подразделениям) организации возвращенных в делопроизводство документов производится под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает ко­пии исполнителям.

На контроль руководитель может поставить отдельные важ­ные или срочные документы. Контроль исполнения содержит следующие операции:

· занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполне­ния в учетные формы;

· установление промежуточных контрольных сроков для напо­минания исполнителям;

· извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

· фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

· информирование руководства о результатах контроля;

· снятие документа с контроля по указанию руководителя;

· подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисцип­лине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют: руководители, заместители руко­водителя, специальные структурные подразделения, работни­ки службы ДОУ, секретари-референты.

Сроки исполнения делятся на индивидуальные (указываются в резолюции руководителя или в тексте документа) и на типо­вые (устанавливаются нормативными актами высших органов власти и управления, муниципальными органами, отраслевы­ми ведомствами).

Изменение сроков исполнения проводится руководителем, поставившим документ на контроль, не менее чем за 3 дня до окончания срока (для индивидуальных сроков) или введением нового нормативного акта (для типовых сроков). Для входя­щих документов сроки исполнения считаются с даты поступ­ления, для внутренних и исходящих - с даты подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполне­ния, в резолюциях используют формулировку: «...исполнить до 00.00.2008» или «...исполнить к 00.00.2008».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после того, как исполнитель провел конкрет­ную работу. Исполненный документ с соответствующей от­меткой (реквизит 28) и отметкой об исполнении в учетной форме подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего доку­мент помещается в дело вместе с материалами, подтверж­дающими его исполнение (контрольные экземпляры писем и проч.).

Порядок работы с исходящими документами, т.е. с документа­ми, отправляемыми за пределы организации, включает сле­дующие основные этапы:

· составление проекта документа;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (в некоторых случаях утверждение);

· регистрация документа;

· отправка документа адресату; помещение контрольного экземпляра в дело.

Проекты документов подготовляются в соответствии с ре­золюцией руководителя организации, руководителей струк­турных подразделений, а составляются специалистами струк­турных подразделений. Из резолюции исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согла­совать, кому представить на подпись (утверждение). В отдель­ных случаях уточняются состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в габоте. Это может быть оперативная документация организа­ции, документы служебной переписки, справочные докумен­ты, нормативно-правовые акты и проч.

Проверку правильности оформления исходящего документа ; осуществляет секретарь-референт; если в документе обнару­жены ошибки в оформлении, он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа оформляется в соответствии с требова­ниями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземп­лярах. Исходящие документы оформляются в двух экземпля­рах, за исключением телефонограмм и факс грамм.

На согласование с другими специалистами организации оправляется, если это необходимо, первый экземпляр. Такое согласование оформляется визой (реквизит 24).

По результатам согласования в проект вносятся уточнения, проект документа вновь распечатывается. Секретарю необхо­димо проверить правильность оформления всех реквизитов согласно ГОСТу и соответствие вида документа его содер­жанию. На подпись (утверждение) руководителю организации представляется правильно оформленный первый экземпляр. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Второй экземпляр (копия документа) заверяется секретарем и подши­вается вдело. Копия изготовляется не на бланке организации, и на чистом листе бумаги с полным воспроизведением текста бланка подлинника; на копии проставляется за верительная подпись (реквизит 26). В случае, если действие документа после его подписания распространяется на определенный круг организаций, должностных лиц и (или) граждан, то необходим такой способ удостоверения документа, как утверждение (рек­визит 16).

Подписанный документ сдается ответственным исполни­телем в делопроизводство (в организациях с небольшим объе­мом документооборота — секретарю) в полностью оформлен­ном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопрово­дительные письма). Документ, исполненный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку.

Регистрационный номер (реквизит 12) проставляется на первой странице документа, подлежащего отправке, после че­го сведения о документе вносятся в «Журнал регистрации ис­ходящих документов».

Исходящие документы в тот же день отправляются адреса­ту, а в больших организациях передаются в службу ДОУ для от­правки.

Оформление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставлен­ными ответственным исполнителем документа.

Письма подлежат отправке в конвертах установленного об­разца. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность вложения до момента их полу­чения адресатом. Отправка документов на небумажных носи­телях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и гарантирующей сохранность носителей и запи­санной на них информации. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в четыре адреса и более, составляется список рассылки.

Документы, подготовленные к отправке в течение дня, под­лежат сортировке: часть из них отправляется обычным поряд­ком через узел связи, а наиболее важные и срочные направля­ются адресатам с курьерами (посыльными).

Отправка за пределы организации информации в виде теле­грамм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, элек­тронных сообщений E-mail осуществляется с помощью средств электрической связи. Телеграммы принимаются для передачи завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправ­ления. С помощью телефонограмм информация передается устно по каналам телефонной связи на основании подписан­ного соответствующим должностным лицом текста телефоно­граммы.

Факсимильные сообщения - копии документа на бумажном носителе, получаемые по каналам факсимильной связи.

По факсу передают: печатные документы, фотографиче­ские снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, пере­даваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду до­кументов. В целом факсограмм оформляется также, как деловое письмо, но в графе «адресат» указывается номер телефакса получателя.

В зависимости от технического уровня телефакса отправи­тель может получать сообщения о доставке с указанием числа страниц отправляемого документа или причин, по которым со­общение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код организации и номер теле­факса получателя, дату, время и продолжительность передачи, I число полученных страниц и результат (Result). Такая инфор­мация отчетного характера может автоматически вноситься з создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем их подшивают в дело, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться требованиями, утвержденными Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной вла­сти (от 27.11.2000 № 68):

· объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

· документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается ; заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

· ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к пере­даче, и руководителя соответствующего подразделения;

· запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

· подлежащий передаче документ учитывается в журнале уста­новленной формы. Подлинники документов после переда­чи возвращаются исполнителям с отметкой о времени от­правки;

· поступившие факсограмм учитываются в журнале установ­ленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, сроч­ные — немедленно.

Второй экземпляр отправленного документа (единствен­ный экземпляр факсограмм) подшивается в дело с исходящей перепиской. По истечении сроков постоянного хранения ука­занные документы передаются в архив или уничтожаются в ус­тановленном порядке.

Порядок работы с внутренними документами. Внутренние до­кументы — приказы, положения, правила, инструкции, слу­жебные и докладные записки — составляются, исполняются, хранятся в пределах самой организации.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

· составление исполнителем проекта документа;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (утверждение в необхо­димых случаях);

· регистрация документа (при повышенных требованиях к обес­печению сохранности документов организации и при больших объемах документооборота).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

· передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

· контроль исполнения документа;

· исполнение документа;

· проставление отметки об исполнении;

· подшивка исполненного документа в дело.

Доставка документов внутри организации осуществляется курьерской связью, при отсутствии курьеров специалисты сами разносят документы. В небольших организациях доставка документов осуществляется секретарем.

Прием и передача входящих, исходящих и внутренних до­кументов на всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистра­ционной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые или другие важные доку­менты.

Передача документов в пределах структурного подразделе­ния должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в дру­ге обязательно ставится в известность канцелярия или другая служба, где был зарегистрирован документ. Контролируемые или другие наиболее важные документы передаются через кан­целярию или другую службу, контролирующую исполнение документа.

Электронный документ и электронный документооборот. Элек­тронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен отвечать следующим тре­бованиям:

· создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и при­ниматься с помощью программных и технических средств

· содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлин­ность и целостность;

· быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключе­нием случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

Отметим преимущества использования электронных доку­ментов:

· компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем бу­мажных документов;

· ускоряются и упрощаются сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

· с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

· хранение электронных документов позволяет сохранить на ма­лых носителях значительный объем информации, поэтому не требуется больших площадей для архивов;

· технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

· появляется возможность использования полученной инфор­мации для подготовки другого документа (отчета, сводки, об­зора и т.п.);

· компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти компьютера.

При согласовании проекта электронного документа обес­печиваются

· прочтение документа на дисплее без вывода на бумажный но­ситель;

· внесение исправлений в проект документа;

· одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

· недолговечность хранения по сравнению с бумажными доку­ментами;

· необходимость в технических средствах для прочтения;

· возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

Электронный документооборот — процесс движения электронных документов, их обработки, хранения и обмена. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием Интернет-торговли.

Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене элек­тронными документами. При обмене электронными докумен­тами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтвержде­ния его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтвержде­ние подлинности электронного документа осуществляется по­дателем электронного документа с использованием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправителем. Подлин­ность электронного документа считается подтвержденной, ес- ли в результате выполнения получателем электронного доку­мента процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с докумен­тами на бумажном носителе. Отправитель электронного доку­мента создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты. Электронные документы передаются адресатам в соот­ветствии с указанием на рассылку. Адресат получает документ на экран компьютера, который при необходимости можно пе­ренести на бумажный носитель.

С помощью ПК происходит регистрация электронных до­кументов.

Руководитель, получив электронный документ, проставля­ет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересы­лается на компьютер исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажном носителе.

Срок хранения электронных документов такой же, как и бумажных, — 5 лет. В течение такого срока файлы могут быть утрачены, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном ар­хиве должны обеспечиваться:

· защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

· возможность предоставления заинтересованным лицам досту­па к хранимым электронным документам в порядке, преду­смотренном нормативными актами;

· возможность подтверждения подлинности электронных доку­ментов в течение всего срока их хранения;

· возможность представления хранимых электронных докумен­тов в виде копии на бумажном носителе.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных но­сителях при наличии определенной специфики в процессе ис­полнения, в частности отправителю необходимо поставить от­метку «соответствует оригиналу».